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Rainer Pollmann

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10 Prinzipien zur Nutzung von Modern Excel!

Die Welt des Controllings und seiner Instrumente Business Intelligence und Datenanalyse haben sich in den letzten Jahren rasant weiterentwickelt. Ein Werkzeug, das sich trotz Power BI, QlikView, Tableau, SAP BW usw. hartnäckig hält, ist Microsoft Excel. Obwohl immer öfter „verdammt“ und in einigen Unternehmen offiziell für bestimmte Ausgaben des Controllings ausgemustert, bleibt Excel aufgrund seiner Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und weiten Verbreitung ein Hauptakteur. Das „Mobbing“ von Excel ist in meinen Augen ungerechtfertigt, die Kritiker kennen die Möglichkeiten nicht oder ignorieren sie. Hier nun „10 Prinzipien für Modern Excel“, die eine Anregung dafür sein sollen, Excel effizient und effektiv in einem datengetriebenen Umfeld, speziell Controlling, einzusetzen.

Was ist Modern Excel?

Der Begriff „Modern Excel“ bezieht sich auf die neueren Funktionen und Fähigkeiten von Excel, die seit Excel 2007 hinzugefügt wurden, einschließlich neuer Werkzeuge und eines neuen Menülayouts. Ich möchte mit dem Begriff „Modern Excel“ nicht nur die Anwendung bestimmter Techniken verstehen, sondern überhaupt eine andere Arbeitsweise mit Excel und seine Integration in die bestehende IT-Landschaft von Unternehmen verstanden wissen. Das beginnt für mich mit dem Aufbau einer Excel Datei, setzt sich mit der Nutzung bestimmter Techniken fort und seine Integration in die IT-Prozesse eines Unternehmens. Der Ursprung des Begriffs „Modern Excel“ lässt sich nicht eindeutig identifizieren. In der Community wird Ken Puls, ein Experte im Bereich Excel und Datenanalyse, als Urheber gesehen.

Abbildung1: Datenmodell, in dem Stammdaten und Bewegungsdaten verbunden sind.

Prinzipien für Modern Excel

  1. Modularer und standardisierter Aufbau:
    Excel-Dateien sollten nach dem EVA-Prinzip modular aufgebaut sein. Dies fördert die Flexibilität und erleichtert die Fehlersuche sowie die zukünftige Erweiterung. Außerdem erleichtert dieser Aufbau die Dokumentation und die Nutzung in der Organisation.
  2. Automatisierung ohne Programmierung:
    Die Automatisierung von Excel-Modellen durch den speziellen Modellaufbau und die Nutzung bestimmter Funktionalitäten führt zu erheblicher Zeitersparnis. Denn ein Modell muss nur einmal erstellt werden und aktualisiert sich dann selbstständig. Eine wichtige Technik dafür ist die Intelligente Tabelle.
  3. Integration und Kompatibilität:
    Ein nach den Prinzipien des Modernen Excels erstellte Datei, sollte mit anderen IT-Systemen und Tools interagieren können. Dazu gehört der Import von Daten aus verschiedenen Quellen sowie die Fähigkeit, Excel-Dateien so zu exportieren, dass sie mit anderen Anwendungen kompatibel sind. Der Import ist durch die Anwendung von dem in Excel integrierten Power Query gewährleistet, der Export durch das  XML-basierte Dateiformat.
  4. Single-source-of Truth:
    Immer noch werden Excel-Model so erstellt, als ob Zahlen auf einem Blatt Papier in eine Tabelle geschrieben  und die Ergebnisse mit einem Taschenrechner ermittelt werden. Diese analoge und wenig empfehlenswerte Arbeitsweise in Excel kann durch die unter 1. beschriebene Modellierung verbessert werden. Aber auch die Beziehung zu anderen (Excel-)Dateien kann mit Hilfe von Power Query zu einer Single-Source-of-truth entwickelt werden. Dies bedeutet für bestimmte Aufgabe (z.B. Projektmanagement) ein Datenmodell zu erstellen, Stammdaten und Bewegungsdaten nur im Ergebnis oder zu Verarbeitungszwecken zusammengeführt werden (Abbildung 1 zeigt so ein Modell).
  5. Datenqualität sicherstellen:
    Ein entscheidender Aspekt beim Umgang mit Excel ist die Gewährleistung der Konsistenz der Daten. Bestimmte und beliebte Techniken führen dazu, dass die Integrität der Daten verletzt wird. Daher sollten Daten nicht gefiltert, nicht ausgeblendet, nicht sortiert werden. Auch auf das Prinzip „Copy & Paste“ als Teil der Aktualisierung, sollte man verzichten.
  6. Dynamik und Flexibilität:
    Excel365 bietet seit einiger Zeit Funktionen an, die in der Lage sind Muster zu erkennen und so dynamische Bereiche (Überlauf) zu erzeugen. Ein zentrales Merkmal dieser Funktionen ist die dynamische Array-Funktionalität, die automatisch den benötigten Bereich für die Ausgabe der Ergebnisse anpasst. Sobald eine Array-Funktion eingegeben wird, kann sie das Ergebnis über mehrere Zellen hinweg „verschütten“ (spill), ohne dass der Benutzer manuell die Zellen anpassen muss. Dazu gehören z.B. die Funktion FILTER(), Funktion SORTIEREN(), Funktion SORTIERENNACH(), Funktion EINDEUTIG().
  7. Daten visualisieren:
    Eine der Stärken von Excel ist seine Fähigkeit, Daten visuell darzustellen. Diagramme sollten genutzt werden, um komplexe Sachverhalte leichter verständlich darzustellen. Damit Diagramme automatisch auf aktuelle Daten reagieren, sollten die Diagramm-Dateien nach dem EVA-Prinzip aufgebaut sein.
  8. Datenanalyse und Business Intelligence:
    Die Pivot-Tabelle dürfte den meisten Controllern bekannt sein. Seit 1995 erlaubt sie eine dynamische Datenanalyse, die bereits eine Form des Business Intelligence darstellt. Mit Power Query und Power Pivot ist nun seit Jahren auch die Analyse von großen Datenmengen (2GB) möglich.
  9. Feedback und Kollaboration:
    Excel ist in der Version 365 und der Integration von MS Teams zu einem kollaborativem Werkzeug geworden. Das gemeinsame Arbeiten in Echtzeit an Excel-Dateien ist nun endlich möglich kann helfen, bessere Ergebnisse zu erzielen und die Akzeptanz der erstellten Lösungen zu erhöhen. Durch die Nutzung von Kommentarthreads wird die Zusammenarbeit erheblich erleichtert, da alle beteiligten Personen in Echtzeit kommunizieren und ihre Diskussionen und Entscheidungen dokumentieren können. Denn mehrere Benutzer können an einem Thread teilnehmen und ihre Gedanken und Antworten an einem Ort, eine Zelle in der Datei, sammeln.
  10. Dokumentation
    Die (revisionstaugliche) Dokumentation von Excel-Dateien ist aus verschiedensten Gründen wichtig, insbesondere wenn diese Dateien in geschäftlichen, finanziellen oder regulierten Umgebungen (z.B. BAFIN) verwendet werden.

Diese Prinzipien dienen als Leitfaden, um Excel als ein effizientes Werkzeug in einem modernen Controlling effektiv zu nutzen. Durch die Anwendung dieser Grundsätze können Organisationen sicherstellen, dass ihre Excel-basierten Prozesse nicht nur effizient, sondern auch robust, sicher und zukunftssicher sind. In einer Ära, in der Daten zunehmend als wertvoller Vermögenswert angesehen werden, ist es wichtig, dass die Werkzeuge, die zur Verwaltung dieser Daten verwendet werden,

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