Warum werden eigentlich so selten Excel-Modelle dokumentiert, außer in der Finanz- und Versicherungsbranche, wo das von der BAFIN vorgeschrieben ist? Viele Anwender empfinden die Dokumentation als zeitaufwändig und als Hindernis für ihre Hauptaufgaben. Die Dokumentation wird als zusätzliche Aufgabe empfunden , die keinen direkten Nutzen für die Arbeit bringt. Wenn es keine Kultur der Dokumentation von Modellen und Prozessen gibt, können Mitarbeiter nur schwer von deren Notwendigkeit überzeugt werden.
Die (revisionstaugliche) Dokumentation von Excel-Dateien ist aus mehreren Gründen wichtig, insbesondere wenn diese Dateien in geschäftlichen, finanziellen oder regulierten Umgebungen verwendet werden. Hier sind einige Argumente:
- Nachvollziehbarkeit:
Eine (revisionstaugliche) Dokumentation ermöglicht es, die Entstehungsgeschichte und Änderungen an Excel-Dateien nachzuvollziehen. Dies ist besonders wichtig, um zu verstehen, wie bestimmte Daten oder Ergebnisse zustande gekommen sind. - Transparenz und Vertrauen:
Durch eine detaillierte Dokumentation werden Entscheidungsprozesse transparenter und Modellfehler werden eingeschränkt. Dies stärkt die Akzeptanz von Empfängern hinsichtlich der Richtigkeit von Daten und Analysen. - Compliance und gesetzliche Anforderungen:
Viele Branchen unterliegen strengen Vorschriften hinsichtlich der Datenaufbewahrung und -verarbeitung. Die revisionstaugliche Dokumentation hilft Unternehmen, diesen Anforderungen gerecht zu werden und bei Audits oder Prüfungen Nachweise zu erbringen. - Fehlererkennung und -korrektur:
Durch die Dokumentation von Änderungen und Entscheidungsgrundlagen in Excel-Dateien können Fehler leichter identifiziert und korrigiert werden. Dies trägt zur Qualitätssicherung und zur Vermeidung von kostspieligen Fehlern bei. - Wissensmanagement und Übergabe:
Bei Mitarbeiterwechseln erleichtert eine gute Dokumentation die Übergabe von Projekten und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Sie hilft, das Wissen über bestimmte Prozesse und Entscheidungen im Unternehmen zu bewahren. - Optimierung von Geschäftsprozessen:
Die Analyse der Dokumentation kann Hinweise darauf geben, wo Prozesse ineffizient sind oder verbessert werden können. Dies führt zur kontinuierlichen Optimierung von Arbeitsabläufen.
Zusammengefasst dient die revisionstaugliche Dokumentation von Excel-Dateien nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern verbessert auch die interne Arbeitsqualität, Transparenz und Effizienz in Organisationen.
