Power Query ist seit 10 Jahren ein leistungsstarkes Feature, das in Microsoft Excel integriert und auch Teil von Power Bi ist. Es ermöglicht Anwendern aus dem Controlling auf sehr effiziente Art und Weise, Daten aus verschiedenen Quellen zu importieren, zu transformieren. Das Ergebnis ist eine Tabelle oder eine Verbindung zu Pivot oder dem Datenmodell von Power Pivot. Hier sind einige Gründe, warum Power Query für Excel-Anwender im Controlling wichtig ist:
- Datenintegration aus verschiedenen Quellen:
Im Controlling hat man Zugang zu diversen Datenquellen der Organisation, und Power Query vereinfacht den Prozess der Datenübernahme nach Excel ganz erheblich. Power Query ermöglicht die nahtlose Integration von Daten aus verschiedenen Quellen wie Excel-Arbeitsmappen, Textdateien, Server – und SharePoint-Ordnern, Datenbanken, Online-Diensten und mehr.
- Datenbereinigung und -transformation:
Meistens sind die Rohdaten nicht perfekt strukturiert oder enthalten Inkonsistenzen. Power Query bietet fortschrittliche Funktionen zur Datenbereinigung und -transformation. Anwender können Daten filtern, sortieren, gruppieren, Spalten hinzufügen oder entfernen, und komplexe Transformationen durchführen, um die Daten für die Analyse vorzubereiten. Einmal den gesamten Prozess erstellt, kann er beliebig oft auf dem gleichen Weg wiederholt werden, indem die Daten einfach aktualisiert werden. - Automatisierte Aktualisierung von Daten:
Im Controlling werden in der Regel täglich oder monatlich bestimmte Reports, Auswertungen oder Analysen erstellt. Der Trend geht zur Echtzeit-Datenverarbeitung. Power Query ermöglicht die Automatisierung dieses Aktualisierungsprozesses. Anwender können Abfragen erstellen, die bei Bedarf oder zu bestimmten Zeitpunkten automatisch aktualisiert werden, wodurch Zeit eingespart wird und die Daten immer auf dem neuesten Stand sind. Die Erstellung dieses Prozesses stellt eine Investition dar, die zu laufender Zeitersparnis führt. - Leistungsstarke Abfrage-Sprache (M):
Power Query verwendet die M-Sprache, eine leistungsstarke Skriptsprache, mit der dynamische und robuste Transformationen durchgeführt werden können. Anwender können komplexe Logiken und Berechnungen in ihren Abfragen implementieren, um spezifische Anforderungen zu erfüllen. - Wiederholbare Prozesse:
Indem Anwender ihre Transformationen in Power Query-Abfragen umsetzen, werden wiederholbare Prozesse erstellt. Das unterstützt den Controlling-Prozess und ermöglicht die einfache Übertragung von erstellten Transformationen auf ähnlich Prozesse.. - Power BI:
Power Query ist Power Bi integriert. Diese Integration ermöglicht es Controllern ihre Power Query-Kenntnisse auch in Power BI anzuwenden und leistungsstarke Dashboards in Excel oder Power Bi zu erstellen. - Bessere Datenqualität und Genauigkeit:
Durch die Funktionen zur Datenbereinigung und -transformation in Power Query können Excel-Anwender im Controlling sicherstellen, dass ihre Daten von höchster Qualität sind. Dies führt zu genaueren Analysen und Berichten, die wiederum bessere Entscheidungsfindung ermöglichen. - Benutzerfreundlichkeit und Visualisierung:
Power Query bietet mit dem Power Query-Editor eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es auch Excel-Anwendern ohne Programmierkenntnisse ermöglicht, komplexe Datentransformationen durchzuführen. Dies verringert die Abhängigkeit von IT-Abteilungen. Außerdem werden alle durchgeführten Transformationsschritte dokumentiert und können bei Bedarf rückgängig oder geändert werden. - Performantere Datenmodelle:
Power Query verwendet Algorithmen zur Datenkomprimierung, um die Größe der importierten Daten zu minimieren. So werden nur die notwendigen Informationen im Modell gespeichert und die Größe der Datei dramatisch verkleinert. In der Regel auf etwa 10% der ursprünglichen Größe. , was zu kleineren Dateien führt. - Unterstützung des EVA-Prinzips
Mit Power Query kann der automatisierte Datenimport in eine Excel-Datei effizient und effektiv bewältigt werden. Setzt man dann in dieser Datei eine Modellierung nach dem EVA-Prinzip (=PRT-Modell) mit geeigneten Excel-Techniken um, erhält man ein Excel-Modell, dass sich mit dem Öffnen der Datei den aktuellen Datenbestand holt und weiterverteilt. Es sind dann keine Anpassungen mehr notwendig!
Zusammenfassend ermöglicht Power Query Excel-Anwendern im Controlling eine effizientere und flexiblere Datenanalyse. Durch die Integration verschiedener Datenquellen, Automatisierung von Prozessen und leistungsstarke Transformationen trägt Power Query dazu bei, dass das Controlling schneller auf veränderte Umweltbedingungen (VUCA) reagieren kann.
