Ist Excel im Controlling noch zeitgemäß?

Auf dem Congress der Controller 2022 wurde in den meisten Vorträgen dem Arbeiten mit Excel-Spreadsheets im Controlling das Ende angekündigt. Es war um 1997 herum, da wurde in vielen Unternehmen SAP R3 eingeführt und folglich wurde Excel das Ende angesagt. ,-)

Zitat aus dieser Zeit: „Wir werden nie wieder mit Excel arbeiten!“

Excel ist im Controlling und Finanzwesen immer noch ein vielseitig eingesetztes und wichtiges Tool. Und selbst auf dem Congress der Controller wurde zugegeben, dass Excel auch zukünftig (z.B. in der Planung) eingesetzt werden wird. Was ist für ein Modern Excel zu tun und warum wurde wieder einmal das Ende von Excel im Controlling angesagt?

Status Quo

Excel lädt aufgrund des einfachen Zugangs dazu ein, spontan damit zu arbeiten. Die Basisfunktionen können schnell erlernt werden. Das etablierte Ausbildungssystem für Excel stellt die Techniken in den Vordergrund und weniger die Prozesse. Das  führt m.E. dazu, dass Excel-Modelle von den meisten Controllern/Finanzern mit diesen Techniken, gelegentlich unterstützt von Online-Tutorials, erstellt, erweitert und angepasst werden.

Leider werden solche Modelle schnell unübersichtlich, enthalten Unmengen an Datensätzen und sind kaum beherrschbar. Unbeabsichtigte Fehler treten auf. Der Autor weiß aus eigener, leidvoller Erfahrung, dass selbst der Schöpfer eines Modells sich nach einiger Zeit nicht gut in den Details dieses Modells zurecht findet. Kolleg:Innen, die ebenfalls mit diesem Modell arbeiten oder es weiterentwickeln sollen, gelingt das erst recht nicht.

Denn die wenigsten Excel-Modelle werden dokumentiert, oder nach einem Standard gestaltet!

• Anwendungskonzepte für Excel,
• Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter,
• Richtlinien / Guidelines zur Modellierung und Nutzung von Excel,

sind in den meisten Unternehmen nicht oder eher selten anzutreffen

Problem

Die geschilderte Vorgehensweise führt zu einer Vielfalt von sehr unterschiedlichen Excel-Modellen und dafür eingesetzte Techniken. Löst ein Anwender:In eine bestimmte Aufgabe mit der Pivot-Tabelle, wird bei den Kolleg:Innen für eine ähnliche Aufgabe SUMMEWENNS(), alternativ das Filtern und Gliedern von Tabellen oder gleich die VBA-Programmierung eingesetzt.

Abgesehen von möglichen Ineffizienzen, entstehen durch dieses Vorgehen potenzielle Fehlerquellen. So erstellte und genutzte Excel-Modelle können ein großes Risikopotenzial darstellen, weil Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out) werden. Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt.

Die Folgen:

Excel gerät in Misskredit, die Ergebnisse von Modellen werden kritisch und misstrauisch hinterfragt. Immer wieder ist in Publikationen zum Thema Reporting, Planung/Budgetierung, Risiko-Management, Treasury-Management, Business-Intelligence u.a. zu lesen, dass Excel ein ungeeignetes und nicht mehr zeitgemässes Tool sei.

Die als Beweis angeführten Einschränkungen von Excel lesen sich plausibel, sind nach meiner Auffassung so nicht zutreffend. Wenn bemängelt wird,

• dass zu viel manueller Aufwand bei der Integration von Daten betrieben wird,
• dass Szenariotechnik nicht möglich ist,
• dass Excel für die Menge der Daten nicht geeignet sei,
• dass Formeln und Funktionen nicht valide arbeiten
• uvm.,

dann sind die Ursachen nicht in Excel selbst zu suchen (dass sehr wohl über solche Möglichkeiten verfügt), sondern in den Kenntnissen der Anwender und den nicht vorhandenen Anwendungskonzepten von Excel zu suchen!

Lösung

Ein Excel-Modell zu dokumentieren ist aus verschiedenen Gründen ratsam, unterbleibt jedoch meist. Denn es bedeutet zusätzlichen Aufwand. Diese Problematik könnte gemildert werden, in dem bestimmte Vorgehensweisen zum Standard erklärt werden und in „Leitfäden“ für den Fachbereich oder die gesamte Organisation beschrieben werden.

• Dies beginnt mit einer standardisierten Modellierung,
• setzt sich über Standards in der Anwendung bestimmter Techniken / Funktionalitäten fort,
• dem Verzicht auf bestimmte Techniken / Funktionalitäten, weil sie nicht effizient genug oder nicht effektiv sind.
• Investieren Sie Zeit für die Planung des Modells!
• Überlegen Sie sich, welche Aufgabe das Modell erfüllen soll und welche Funktionalitäten Sie dazu benötigen.
• Dokumentieren Sie Ihr Modell, damit Sie selbst und andere dieses Modell langfristig durchschauen!

Empfehlung

Wie könnte solch eine standardisierte Modellierung aussehen? Ich habe nach zahlreichen frustrierenden Erlebnissen Mitte der 90er Jahre solch ein Konzept entwickelt und erprobt. Dabei waren das in der IT angewandten EVA-Prinzip Inspiration, das die Reihenfolge, in der Daten verarbeitet werden beschreibt:

• Eingabe,
• Verarbeitung und
• Ausgabe.

Folglich sieht das Modellierungskonzept (PRT-Modell) in einer Excel-Datei eine Trennung der Eingabe (Import) der notwendigen Daten, von der Verarbeitung und der Ausgabe auf verschiedenen Ebenen und damit Tabellenblättern vor.

In diesem Konzept dient eine Excel-Datei als Frontend für die bereits im Unternehmen vorhandenen IT-Systeme und kombiniert deren Stärken: Stabile und sichere Verarbeitung von großen Datenmengen und flexible Analyse und Planung, flexibles Reporting, welche Aufgabe auch immer zu lösen ist.

Eingabeebene

Die Eingabeebene besteht aus den Basisdaten, den Werten, den Namen und der Dokumentation.

Auf einem  Tabellenblatt Basisdaten werden Daten aus anderen Systemen, wie z.B. Abacus, SAP, (mit Power Query) importiert. Auf diesem Tabellenblatt gibt es keinerlei Berechnungen, dieses Tabellenblatt dient nur als „Datenbank“ für die zu lösende Aufgabe. Damit Excel nicht als redundante Datenbank oder IT-Schattensystem verwendet wird, umfasst der Datenbestand auf diesem Tabellenblatt nur die für die Aufgabenstellung notwendigen Daten. Nur die absolut notwendigen historischen Daten werden importiert, idealerweise bereits so stark verdichtet, wie es für die Aufgabenstellung notwendig ist. Die Struktur der Daten ist die einer klassischen Tabelle: Zeilen und Spalten mit Zahlen oder Text als Zellinhalt. Nach Möglichkeit soll im Modell selbst keine Verdichtung mit Exceltechniken vorgenommen werden.

Ist das nicht vermeidbar, werden die Daten nach dem Prinzip „tidy data“ angelegt : Jede Variable/jedes Merkmal(jede Dimension eine eigene Spalte, jeder Datensatz in eine Zeile.

Auf einem Tabellenblatt mit dem Namen Werte werden die für das Modell relevanten Steuerungsparameter zentral untergebracht. Auch diese können ggf. (falls notwendig täglich) import werden und es erfolgt keine Berechnung. Dies können Zielrenditen des Unternehmens sein, der CHF-Referenzkurs, Zuschlagssätze für die Kalkulation, Kostenstelleninformationen, usw. sein. Handelt es sich um Planungs- und Simulationsmodelle, so können hier auch wichtige Treiber (z.B. BIP/GDP) für das Geschäftsmodell hinterlegt werden . Diese Daten können von Plattformen wie opendata.swiss oder der Schweizerischen Nationalbank per Power Query dynamisch und tagesaktuell importiert werden. Auf dieser Ebene werden auch die für das Modell erforderlichen Listen für Schaltflächen und/oder Zeilenbeschriftungen hinterlegt und im gesamten Modell verteilt. Das hat der Vorteil, dass zentral „auf Knopfdruck“ Beschriftungen im gesamten Modell einheitlich umgestellt werden können. Gerade in der Schweiz mit ihren unterschiedlichen Sprachräumen ist das von Vorteil, aber natürlich auch für alle Unternehmen, die international aufgestellt sind.

Auf dem Tabellenblatt Namen werden die in dem Excel-Modell vorhandenen Namen für Zellen und Zellbereiche) dokumentiert. So haben Sie stets einen Überblick.

Auf dem Tabellenblatt Dokumentation beschreiben Sie in Tabellenform kurz und knapp die Änderungen, die Sie am Modell vornehmen, z.b. mit den Kategorien: Datum der Änderung, „Macher“, Beschreibung der Änderung, geändertes Tabellenblatt.

Dies ist wichtig, wenn es mehrere Benutzer/Bearbeiter des Modells gibt und die über Änderungen informiert werden müssen. Bei Einsatz von Excel365 mit seinen Kollaborationsfähigkeiten und -möglichkeiten ist diese Dokumentation besonders wichtig!

Verarbeitungsebene

Auf den Verarbeitungsblättern erfolgen die notwendigen Berechnungen, aus den Basisdaten und den Werten durch „Verknüpfungen“. Die Tabellenblätter dieser Ebene bestehen nur aus Formelzellen. Notwendige Beschriftungen werden per Funktionen vom Tabellenblatt Werte aus der Eingabeebene verteilt. Natürlich reicht in der Regel ein Verarbeitungsblatt nicht aus. Daher werden die Verarbeitungsblätter per „Verknüpfungen“ nach dem Prinzip der Einbahnstraße verbunden. D.h. die Verknüpfungen verlaufen immer von Blatt zu Blatt in eine Richtung, niemals zurück (Zirkelbezüge!). Da es sich außerdem um die Verabeitungsebene handelt, sind die Tabellen nicht aufwändig formatiert. Denn sie dienen nur der Vorbereitung einer Darstellung von Ergebnissen, nicht der Darstellung selbst. Der Anwender muss sich darauf zurechtfinden, nicht der Empfänger. Alle Zellen können mit dem Blattschutz von Excel nach einem Formelcheck vor unbeabsichtigten Änderungen geschützt werden. Tritt danach eine Fehlermeldung in einer Zelle auf, kann die Ursache direkt in der Eingabeebene gesucht werden. So ergibt sich eine Zeitersparnis beim Fehler-Management!

Frontend

In dieser Ebene erfolgt die Darstellung der wichtigsten Zahlen, als Oberfläche eines Informationssystems. Die Benutzeroberfläche/das Frontend kann aus mehreren Tabellenblättern bestehen, die Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume enthalten Die Datenselektion erfolgt dynamisch per Schaltflächen, die Benutzerführung per Hyperlinks. Hier steht der Informationsbedarf die Empfänger:Innen im Vordergrund. Daher sind diese Blätter optimal nach den Prinzipien des Informationsdesigns und – psychologie sowie der Benutzerführung gestaltet. Sie sollen schnell einen Blick die wesentlichen Informationen ermöglichen und so zu den richtigen Managemententscheidungen führen..

Generelle Prinzipien für einen Erfolgreichen Einsatz dieser Modellierung

• Trennung von so genannten „Veränderbaren Zellen“ (Zellen ohne Formeln, Funktionen, Verknüpfungen = Eingabezellen) und „Formelzellen“ auf verschiedenen Blättern.
• Die einzelnen Ebenen lassen sich durch entsprechende Registerfarben darstellen. Das ergibt eine einfache Form der Dokumentation (z.B. Basisdaten + Werte = schwarz, Verarbeitung = blau, Frontend = grün). Ein gemeinsamer Farbcode sollte aber Bestandteil der „Leitlinien“ sein.
• Tabellenblätter, auf die der Anwender keinen Zugriff erhalten soll, werden ggf. ausgeblendet.
• Einsatz von Namen für Zellen und Zellbereiche (Kommunikation mit dem Anwender!) sowie „Verknüpfungen“.
• Soll das Modell sehr dynamisch sein, dann empfiehlt es sich mit Funktionen MTRANS(), INDEX(), VERGLEICH(), BEREICH.VERSCHIEBEN() und ggf. Schaltflächen zu arbeiten.
• Wenn Sie den Szenario-Manager und dem Solver einsetzen, so sollten Sie das auf der Eingabe- und auf der Verarbeitungseben tun. Veränderungen, die durch diese beiden Features simuliert bzw. errechnet werden, wirken sich durch den Modellaufbau auf das gesamte Modell aus.

Der Vorteil dieser seit 1997 bewährten Modellierung:

• Das Grundprinzip aller IT-Systeme, nämlich Trennung der Eingabe von Verarbeitung und Ausgabe (EVA-Prinzip), ist erfolgreich umgesetzt. Damit ist jedes Excel-Modell, beliebig erweiterungsfähig. Sollte Excel als Tool an seine Grenzen kommen, haben sie mit diesem Modell bereits eine Art von Leistungsbeschreibung für die Beschaffung oder Entwicklung einer Software erstellt.
• Sollten Sie die Beschaffung einer Software für Planung, Reporting Dashboard, Risiskomanagement o.ä. planen, lassen sich nach den vorgestellten Prinzipien recht einfach Prototypen mit Hilfe von Excel erstellen, mit denen Sie die Entscheider:Innen in Ihrem Unternehmen von der Bewilligung eines Budgets überzeugen können.
• Solch eine Standard-Modellierung ermöglicht es allen beteiligten Mitarbeiter:Innen sich in kurzer Zeit im Modell zurechtzufinden .
• Sind die Modelle durch Aufbau und verwendete Exceltechniken „standardisiert“, ist eine große Anwendungssicherheit erzielt. Mit der permanenten Anwendung der gleichen Techniken erzielen Sie bei allen Beteiligten eine große Zeiterspranis bei der Erstellung neuer Modelle.
• Die Weiterbildung kann erheblich effizienter und zielgerichteter betrieben werden, da die für die Standard-Modellierung notwendigen Excel-Techniken zum Inhalt gemacht werden.
• Das Modell kann mit den Anforderungen wachsen und benötigt für die Steuerung in der Regel maximal zehn Funktionalitäten. Außerdem ist es sehr klein (max. 2 MB, wenn Power Query eingesetzt wird!).
• Einmal erstellt, wird das Modell automatisch mit aktuellen Daten „gefüttert“, berechnet und zeigt auf dem Frontend die aktuellen Ergebnisse. Nachberarbeitungen sind nicht mehr notwendig, Programmierung auch nicht.

Für solche eine Modellierung haben sich (abhängig von der Aufgabenstellung) folgende Techniken bewährt:

Ist Excel also noch zeitgemäß?

Aber ganz bestimmt!

Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist grundsätzlich die Datenhaltung, das Standard- Reporting, die Verarbeitung von sehr großen Datenmengen mit dafür vorgesehen Tools empfehlenswerter. Auch wenn Microsoft mit Power Pivot ein beeindruckendes Tool zur Verarbeitung von großen Datenmengen zur Verfügung stellt. Ist aber Flexibilität und Agilität gefragt, dann kann Excel gezielt für die Erstellung von temporären Modellen verwendet werden. Ebenso bei Unternehmen, bei denen das Budget für „professionelle“ IT-Lösungen nicht vorhanden ist. Auch ist Excel für Unternehmen geeignet, bei denen der IT-Bereich nur geringe Ressourcen für die die Umsetzung der Bedürfnisse des Finanzbereichs zur Verfügung stellen kann, z.B. um schnelle Änderungen durchzuführen. Gerade in in der Phase der Digitalen Transformation ist Excel empfehlenswert, da speziell Excel365 mit Features, die Künstliche Intelligenz verwenden und der Einsatz einer Cloudlösung kollaborationsfähig wird. Die Power-Tools werden dabei immer wichtiger.

Frei nach IKEA: Entdecken Sie die Möglichkeiten von Excel, aber bitte die richtigen!

Einige dieser Möglichkeiten können Sie in unserem Seminar EXCEL im Controlling und Finanzwesen entdecken. Dieses Seminar zeigt seit 1993 den sinnvollen Einsatz von Excel und wird laufend an die aktuellen Herausforderungen angepasst.