Planung 3.0 mit Power Query und Excel

Excel ist als unschätzbares Werkzeug in der Planung etabliert, doch ist seine Anwendung noch zeitgemäß? In einer Ära digitaler Transformation und spezialisierter Softwarelösungen stellt sich die Frage nach der Effektivität und Effizienz von Excels Rolle in der Planung. Seine Flexibilität ist gleichzeitig ein Nachteil, seine Benutzerfreundlichkeit kann bei unsachgemäßer Anwendung zum Nachteil werden und seine Anpassungsfähigkeit führt oft dazu, dass Anwender Excel nicht in die bestehende IT-Landschaft integrieren. Das verhindert eine angestrebte vollständig integrierte Planungslösung. In diesem Beitrag beschreibe ich den Nutzen von Excel in der Planung und bewerte seine Relevanz im heutigen volatilen Umfeld.

Vor einiger Zeit habe ich einem Webinar von Jedox zum Thema „Excel-Chaos ade: Planungs- und Forecastprozesse vereinfachen“ teilgenommen. Abgesehen vom Excel-Bashing, hat es mir doch wieder vor Augen geführt, dass nicht Excel das Problem ist, sondern die Art und Weise, wie damit Lösungen erstellt werden.

Excel-Planungsprozess 1.0

Jedox hat im Webinar einen Planungsprozess mit Excel vorgestellt, der so oder so ähnlich in vielen Unternehmen anzutreffen ist:

1. Es wird eine Excel-Datei für die Planung erstellt.
2. In diese Datei werden Ist-Daten aus dem ERP-/FiBu-System übernommen.
3. Die Planungsdatei wird per Mail an die Verantwortlichen verteilt (z.B. vom Konzern-Controlling).
4. Die Plandaten werden in die Planungsdatei eingetragen.
5. .Die Planungsdateien werden per Mail zurückgesendet (z.B. an das Konzern-Controlling).
6. Der Status der Dateien auf Vollständigkeit und Richtigkeit wird geprüft.
7. Die Daten werden validiert.
8. Die zahlreichen Dateien werden zu einer Datei oder Upload-Liste konsolidiert.
9. Die Daten werden analysiert und ggf. angepasst.
10. Die Planung wird im Rahmen eines Reporting präsentiert.
11. Falls die Planwerte noch nicht den gewünschten Zielen entsprechen, wiederholt sich der Prozess ab Schritt 3. erneut.

Jedox-Lösung

Der von Jedox im Webinar geschilderte Prozess ist sicherlich etwas extrem dargestellt, aber so oder so ähnlich vielfach anzutreffen. Alternativ hat Jedox hat in diesem Webinar dann sein Cloud-basiertes Planungstool vorgestellt, in dem:

1. Eine Planungsmaske zur Dateneingabe erstellt wird.
2. Per E-Email zur Online-Erfassung der Daten aufgefordert wird. Die Daten werden direkt in das ERP-System (in diesem Fall Jedox) eingegeben.
3. In einem Statusmonitor wird der aktuelle Stand der Erfassung und der Planung angezeigt.
4. Die Plan-Daten werden in Szenarien dargestellt und analysiert.
5. Die Planung wird im Rahmen eines Reporting präsentiert.
6. Falls die Planwerte noch nicht den gewünschten Zielen entsprechen, wiederholt sich der Prozess ab Schritt 3. erneut.

Dieser Prozess verkürzt den Planungsprozess, sichert die Datenintegration und vermeidet die Variantenproblematik, die bei der Nutzung von verschiedenen Excel-Dateien auftreten kann. Die Abbildung stellt diesen Prozess dar.

Was in diesem Webinar nicht erwähnt wird, ist, dass man ohne großen Aufwand einen ähnlichen Prozess mit Excel und Teams einrichten kann. Allerdings ohne die Direkterfassung der Daten in ein ERP-System. Hier müsste weiterhin mit einer Upload-Liste gearbeitet werden.

Excel-Planungsprozess 3.0

So kann man mit Techniken des Modern Excel einen Planungsprozess gestalten. Dieser Prozess wird natürlich von dem Prozess und den verwendeten Planungsmethoden beeinflusst.

1. Es wird eine Excel-Datei für die Planung erstellt und in MS Teams (Planungsteam) bereitgestellt.
2. Per Thread in der Datei oder im Team-Chat wird zur Eingabe aufgefordert. Entweder gibt es für jede Planungseinheit (Kostenstelle?) eine eigene Datei oder innerhalb der Datei ein Tabellenblatt.
3. Die Daten werden erfasst.
4. Per Power Query werden die Ergebnisse der Dateneingabe, wenn notwendig in Echtzeit, konsolidiert. Dazu liefert Power Query auch einen Statusbericht, ebenfalls in Echtzeit. Das war schon vor. ca. 10 Jahren so möglich.
5. Mit den erfassten Daten wird ein Planungs- und Simulationsmodell „gefüttert“. Hierbei ist der Modellaufbau in Excel nach dem EVA-Prinzip wichtig.
6. Die Planung wird im Rahmen eines Reporting präsentiert.
7. Falls die Planwerte noch nicht den gewünschten Zielen entsprechen, wiederholt sich der Prozess ab Schritt 3. erneut.

Wo ist also das Problem mit Excel?

Dank der Möglichkeiten zur Kollaboration mit MS Teams und Excel365 ergeben sich bei vernünftiger Modellierung Möglichkeiten der Planung in Echtzeit, solange in dem beschrieben Prozess geplant wird und mit den beschriebenen Verfahren. Sollten die Verfahren aber mehr und mehr durch Predictive Analytics, KI ersetzt und mit Big Data kombiniert werden, ist Excel nicht mehr oder nur noch teilweise geeignet.