Eine Pivot-Tabelle strukturiert in Tabellenform Daten, fasst sie zusammen und ermöglicht ihre Auswertung. Ist ein Controlling ohne Pivot-Tabelle vorstellbar? Seit die Pivot-Tabelle mit der Version Excel 5.0 eingeführt wurde, ist sie für mich ein unverzichtbares Werkzeug. Das war 1995 ein Quantensprung und ermöglichte so etwas wie Business Intelligence mit Hilfe von Excel. Über die in den IT-Systemen häufig vorhandene Excel-Integration hat die Pivot-Tabelle auch Einzug in die meisten ERP-, BI-, MIS-Systeme gehalten. Für die Erstellung einer Pivot-Tabelle sind nur wenige Klicks notwendig, um Daten mit geringem Aufwand zu strukturieren, zu verdichten und zu analysieren, ohne die Ausgangsdaten durch sortieren, filtern usw. zu verändern.
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Die Bezeichnung Pivot-Tabelle leitet sich von dem Produktnamen DataPivot des US-amerikanischen Unternehmens Brio Technology ab. Brio Technology war eines der ersten Unternehmen, das die Bezeichnung Pivot-Tabelle für das Konzept der Aggregation von Tabellendaten verwendete. Der Begriff Pivot stammt übrigens aus dem Französischen und steht für Dreh- und Angelpunkt, Zapfen.
Pivot-Tabellen können das Erstellen komplexer Verknüpfungen oder Formeln innerhalb von Tabellen überflüssig machen. Sie ersetzen unter Umständen auch die Erstellung einfacher Datenbanken und die Nutzung von SQL-Abfragen. Änderungen in einer Pivot-Tabelle haben keine Aktualisierung der Originaldaten zur Folge.
Die Anwendung von Pivot-Tabellen
Der Einsatz von Pivot-Tabellen ist immer dann sinnvoll, wenn eine große Tabelle mit vielen Daten ausgewertet werden soll und nicht alle Spalten hierfür benötigt werden. Die Pivot-Tabelle macht das Kopieren der benötigten Daten in eine neue Tabelle oder das Einfügen von Verknüpfungen und Formeln überflüssig. Pivot-Tabellen kommen ohne den Einsatz von Formeln aus und belassen alle Ursprungsdaten in der Ausgangstabelle. Damit erfüllt die Pivot-Tabelle das wichtige Prinzip der Daten-Konsistenz.
Die typischen Merkmale einer Pivot-Tabelle
Pivot-Tabellen besitzen typische Merkmale. Allen Pivot-Tabellen liegt eine größere Excel-Tabelle oder eine Verbindung zu einer externen Datenquelle mit den Ausgangsdaten zugrunde. Pivot-Tabellen fassen diese Daten zusammen und stellen sie in aggregierter Form dar. Ihre Struktur besteht aus mehreren Bereichen. Diese Bereiche können beliebige Felder (=Spalten) der Ausgangstabelle aufnehmen. Der Anwender bestimmt durch Drag & Drop, nach welchen Feldern gruppiert wird und welche Felder angezeigt werden sollen. Eine Pivot-Tabelle aktualisiert sich nicht nach jeder Änderung der Ausgangsdaten. Dazu muss die Pivot-Tabelle manuell oder per Voreinstellung beim Öffnen der Datei automatisch aktualisiert werden.
Die verschiedenen Feldtypen einer Pivot-Tabelle
Eine Pivot-Tabelle besitzt verschiedene Feldtypen. Diese Feldtypen sind:
- Zeilenfelder
- Spaltenfelder
- Datenfelder
- Seitenfelder
Zeilenfelder und Spaltenfelder gruppieren die Ausgangsdaten nach dem jeweils ausgewählten Feld. Die Gruppierung erfolgt entweder zeilen- oder spaltenbasiert. Datenfelder stellen die Informationen an den Schnittpunkten von Zeilen und Spalten dar. Über Funktionen wie das Aufsummieren oder Zählen der Datensätze erfolgt die Ermittlung des Datenwerts. Mit Seitenfeldern ist das Einschränken (=Filtern) von Datensätzen auf bestimmte Werte möglich.
Über die Zeilen-, Spalten- und Seitenfelder lassen sich Daten filtern. Dazu wählen Sie in der Pivot-Tabelle eines oder mehrere Elemente in dem Feld aus, das Sie nach Auswahl filtern möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element in der Auswahl, und klicken Sie auf Filtern.
Voraussetzungen für das Erstellen einer Pivot-Tabelle
Um eine Pivot-Tabelle zur erstellen, sind wenige Voraussetzungen zu erfüllen. Die Ausgangsdaten für eine Pivot-Tabelle liefern („Intelligente“)Tabellen oder externe Datenquellen (z.B. aus einem Power Query-Modell). Wichtig ist, dass jeder Datensatz in einer eigenen Zeile steht. In der obersten Zeile müssen die Spaltentitel als Beschriftungen eingetragen sein (siehe Abbildung). Jede Spalte muss einen generischen Titel haben. Leerzeilen sind zu vermeiden. Beim Erstellen einer Pivot-Tabelle wird ein sogenannter Pivot Cache , eine Art Speicherpuffer, angelegt.
Vergleich von Pivot-Tabellen mit den Möglichkeiten von SQL-Datenbankabfragen
Mit einer Pivot-Tabelle lassen sich verschiedene Auswertungen mit Excel ausführen. Diese Auswertungen sind mit einfachen, per SQL durchgeführten Datenbankabfragen vergleichbar.
- So entsprechen beispielsweise die Spalten- und Zeilenfelder einer Pivot-Tabelle der sogenannten Group-by-Klausel einer SQL-Abfrage.
- Der Select-Anteil der SQL-Abfrage mit seinen Aggregationsfunktionen korrespondiert mit den Datenfeldern der Pivot-Tabelle.
- Die Where- oder Having-Klauseln einer SQL-Abfrage bilden die Pivot-Seitenfelder ab.
So sind für den Einsatz von Pivot-Tabellen weder spezifisches Datenbank Wissen noch SQL-Kenntnisse notwendig.
Vorteile durch den Einsatz von Pivot-Tabellen
Durch den Einsatz von Pivot-Tabellen ergeben sich zahlreiche Vorteile. Die wichtigsten sind:
- Übersichtliche und strukturierte Darstellung der Ausgangsdaten,
- schnelle und einfache Zusammenfassung und Auswertung großer Datenmengen ohne spezifische Datenbank- oder SQL-Kenntnisse,
- einfache Analysemöglichkeiten ohne Daten in andere Tabellen umzukopieren oder komplexe Formeln und Bezüge zwischen Feldern und Tabellen anzuwenden.
- Darüber hinaus ist sie flexibel an viele verschiedene Auswertungsanforderungen anpassbar.
Wenn Sie noch mehr über die Pivot-Tabelle erfahren möchten, so finden Sie unter diesem Link weitere Beiträge in diesem BLOG.
