In einem der großen Unternehmen der Pharmabranche haben wir einen Performance-Report zu den Themen Prozesszeiten, Reklamationsquoten usw. überarbeitet. War die Report-Datei vorher 74 MB groß und mit dem Aufwand von drei Personentagen pro Monat aktualisiert, so ist sie jetzt 750KB groß und permanent aktualisierbar, bei verbesserter Performance. Aufwand für die Entwicklung der Power Query-Lösung ca. 1 Personentag. Mehr dazu hier.
Die Report-Datei wurde durch 7 Export-Dateien aus SAP „gefüttert“. Dabei wurden die Daten mit Hilfe von SVERWEIS um Daten von anderen Sheets „angereichert“. So entstanden Monatssheets, die aus ca. 20.000 Zeilen, 18 Spalten bestanden. Eine Auswertungstabelle stellte für jede Kostenstelle monatlich Detaildaten zu Prozessqualitäten zur Verfügung (SLA, Reklamationsarten, Prozesszeiten, Kundenprozesse usw.). Dieses Auswertungstabelle ist die Datenquelle für einige Pivot-Tabellen und -Charts um relevante Informationen für das Management aufzubereiten. Die Pivot-Tabellen wurden benötigt, um Datenquellen für Diagramme zu erhalten, also für eine Datenverdichtung. Danach wurden die Diagramme an eine PowerPoint-Datei übergeben, die als Report an das Management verteilt wurde
Aufgrund der Datei-Größe von 75 MB, konnten maximal drei Monate verglichen werden. Die nachfolgende Abbildung zeigt den Prozess.
Neu mit Power Query
In einem eintägigen Workshop wurde der Report vollständig überarbeitet. Die Export- Dateien werden nun monatlich in einen Ordner eingestellt und automatisch zu einer „Auswertungstabelle“ vereinigt.
Über Parameterauswahl ist nun der Datenbestand für den gewünschte Monat sowie die gewünschte Kostenstelle wählbar.
Die Datenquellen für die gewünschten Charts werden nicht mehr über eine Pivot-Tabelle, sondern direkt aus dem Power Query-Modell heraus erzeugt.
Pivot-Tabellen dienen nun ausschließlich der Datenanalyse und werden ebenfalls direkt als Verbindung aus dem Datenmodell „gefüttert“.
An sich wäre das eine klassische Aufgabenstellung für Power BI, sofern es im Unternehmen im Einsatz ist.
