Excel ist immer noch ein unverzichtbares Werkzeug im Controlling. Doch häufig stellen Anwender fest, dass ihre Datei langsam wird. Das kann verschiedene Ursachen haben, von überladenen Arbeitsblättern bis hin zu ineffizienten Formeln. In diesem Blog-Beitrag untersuche ich die Hauptgründe für die Langsamkeit von Excel-Dateien und bieten Lösungen an, um die Performance zu verbessern.
Sind Sie frustriert wegen trägen Excel-Dateien, deren Laden oder Neuberechnung ewig dauert? Trinken Sie deswegen zu viel Kaffee? Langsame Excel-Dateien können jedem, Kopfschmerzen bereiten. Und es ist natürlich ineffizient. Dies sind die häufigsten Ursachen für langsame Excel-Dateien.
- Die Datei enthält zu viele Daten, wahrscheinlich Downloads aus vorgelagerten IT-Systemen. Eine Möglichkeit besteht darin, Power Query zu verwenden, um nur die Daten in Ihre Datei zu importieren, die Sie benötigen. Nach meiner Erfahrung verringert sich bei Einsatz von Power Query die Dateigröße auf ca. 10% der ursprünglichen. In einem Projekt war die Datei danach 700KB groß und zuvor 74MB!
- Datei ist unnötig groß – Wenn Sie eine Pivot Tabelle einsetzen, wird der Datei ein sogenannten Pivot Cache hinzugefügt, der wichtig für die Performance ist. Gleichzeitig wird dadurch aber die Datei erheblich größer. Wenn Sie Power Query einsetzen, können Sie auf die Tabelle als Datenquelle verzichten.
- Array- oder CSE-Formeln – die mit <Strg>+<Shift>+<Enter> eingefügten Formeln können Ressourcenfresser sein. Der Grund dafür ist, dass jede Zelle innerhalb des Bereichs, auf den sich die Array-Formel bezieht, einzeln berechnet wird. Excel muss das Ergebnis jeder einzelnen Berechnung innerhalb des Arrays im Speicher behalten, bis die gesamte Formel abgeschlossen ist, was den Speicherverbrauch erhöhen kann. Wenn sich eine der abhängigen Zellen ändert, berechnet Excel die Array-Formel neu, was zusätzliche Ressourcen erfordert. Häufig wird die Funktion SUMMENPRODUKT als Array eingesetzt um Aufgaben zu lösen, die mit INDEX()/VERGLEICH() performanter zu lösen wären.
- Vermeiden Sie Flüchtige oder Volatile Funktionen in einem größeren Zellbereich! Das sind solche, die neu berechnet werden, wenn eine Zelle in der Arbeitsmappe geändert wird. Dazu gehören die Funktionen JETZT(), HEUTE(), ZUFALLSZAHL(), ZUFALLSBEREICH(), BEREICH.VERSCHIEBEN(), INDIREKT(), INFO(), ZELLE().
- Vermeiden Sie Funktionen aus der Kategorie „Nachschlagen und Verweisen“ (z.B. SVERWEIS()) zur Verbindung von Stammdaten und Bewegungsdaten, wie es zur Erstellung von Reports weitbreitet ist. Verwenden Sie stattdessen Power Query.
- Vermeiden Sie die Funktionskombination WENN(ISTNV(SVERWEIS()) und verwenden Sie besser WENNFEHLER()(SVERWEIS()), um Fehlermeldungen zu vermeiden.
- Vermeiden Sie Externe Links – Verwenden Sie Power Query, um die Daten in die Datei zu bringen.
- Übermäßige Formatierung – Formatieren Sie nicht ganze Zeilen oder Spalten anstelle von 1.000 notwendigen Zellen.
- Redundante Formatierung – Die Formatierung kann manchmal in leeren Zellen (=gelöschte Inhalte) verbleiben, aber Excel speichert immer noch Informationen zu diesen Zellen. Daher ist es besser, nicht benötigte Zeilen/Spalten zu löschen, anstelle des Inhalts. Oder dazu grundsätzlich die Intelligente Tabelle einsetzen!
- Passwort für Dateien – verlangsamt das Öffnen und Schließen von Dateien. Entfernen Sie das Passwort.
