Idealerweise werden Daten in Excel-Modelle nicht eingegeben, sondern per Power Query importiert (früher per ODBC-Schnittstelle). Dennoch sind gelegentliche manuelle Eingaben erforderlich (und seit Excel 365 via Teams ja auch endlich wirklich kollaborationsfähig ist, auch erwünscht). Nichts ist jedoch lästiger, als wenn Kolleginnen und Kollegen ungewollte Werte/Texte usw. eingeben. Das kann die verschiedensten Folgen haben, ist aber auf jeden Fall lästig, weil diese Eingaben korrigiert werden müssen. Diese Fehleingaben können mit der Datenüberprüfung verhindert werden.
Datenüberprüfung
Die Datenüberprüfung ist eine Excel-Funktionalität, mit der Einschränkungen für die mögliche oder erforderliche Dateneingabe in eine Zelle definiert werden können. Als Anwender können Sie eine Datenüberprüfung so einrichten, dass die Benutzer ungültige Daten nicht eingeben können. Zusätzlich können Meldungen angezeigt werden, die den gewünschten Inhalt der Zelle definieren, sowie Anweisungen, die den Benutzer beim Korrigieren möglicher Fehler unterstützen.
Eine Datenüberprüfung ist dann von Nutzen, wenn Sie eine Arbeitsmappe mit Kolleg:Innen gemeinsam verwenden möchten (Office 365 und seine Kollaborationsmöglichkeiten). Unter anderem können Sie die Datenüberprüfung für folgende Zwecke einsetzen:
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Einschränken von Einträgen auf vordefinierte Elemente (Begriffe, Zeichenfolgen) in einer Liste
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Einschränken von Zahlen auf ein festgelegtes Intervall (z.B. 0 – 100, 0% – 100%).
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Einschränken von Datumswerten auf einen bestimmten Zeitraum
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Einschränken von Uhrzeiten auf einen bestimmten Zeitraum
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Beschränken der Zeichenanzahl für Texte
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Überprüfen von Daten auf Grundlage von Formeln oder Werten in anderen Zellen. So können Sie bspw. eine Datumseingabe unterdrücken, die in der Vergangenheit/Zukunft liegt oder einen Betrag unterdrücken, der den Budgetschnitt übersteigt.
In diesem Beispiel sollen zweierlei Dinge erreicht werden:
- Der Erfasser darf nur einen vorgegeben Wert eingeben.
- Diesen Wert darf er nicht zweimal eingeben.
Grundsätzlich finden Sie die Datenüberprüfung seit Excel im Menü Daten ● Datenüberprüfung.
Viel Erfolg!
Hier geht´s zum Beispiel…..
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