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Rainer Pollmann

Rainer Pollmann

(#006) 10 Gründe, warum Sie Power Query nutzen sollten

Unser „Lieblings“-Feature heißt seit Excel 2016 nun nicht mehr Power Query, sondern Daten abrufen und transformieren. Power Query ist nun nicht mehr ein Add-in, das durch die IT installiert werden muss, sondern fester Bestandteil des Menüs Daten. Mit Hilfe von Power Query / Daten abrufen und Transformieren entstehen z.B. Reporting-Dateien, die nur noch 10% der bisherigen Dateigröße aufweisen (z.B. vorher 30MB nur noch 3 MB). Das liegt daran, dass die Exporte aus SAP & CO. nun nicht mehr Bestandteil der Dateien sind, sondern per Power Query (siehe SVERWEIS 3.0) einem Meta-Modell hinzugefügt werden können. In diesem Modell können

  • verschiedene Datenquellen, auch von Verzeichnisordern eingesammelt,
  • die Daten in eine passende Struktur gebracht und
  • die verdichteten Daten zur Verfügung gestellt (PowerBI, Pivot-Tabelle, PowerPivot, Tabelle) werden.

Der „typische“ Prozess für ein Reporting beginnt mit dem Download von SAP-Reports und seiner Nachbearbeitung. Meist werden dazu Textfunktionen in Kombination mit SVWERWEIS (Stammdaten Bewegungsdaten) eingesetzt. Das führt zu vielen Zeichen in vielen Zellen, was die Dateigröße „aufbläst“. Power Query reduziert die Datenauswahl und -veränderung auf die Spalten, die für die Auswertung / Report benötigt werden, der Rest wird gelöscht. Dabei wird automatisch eine Dokumentation erstellt, jeder Schritt ist nachvollziehbar. Hier folgen noch 10 weiter Gründe, warum Sie Daten abrufen und transformieren einsetzen sollten:

  1. Weil Sie alles, was Sie mit Power Query lösen wollen, automatisieren können ohne programmieren zu müssen. Haben Sie einmal die Reihenfolge aller Aktionen und Teilschritte festgelegt, werden alle Datenquellen immer wieder genauso bearbeitet. Sie erhalten als Ergebnis eine Tabelle, die sich bei Aktualisierungen automatisch erweitert oder ein Verbindung für ein anderes Tool (Pivot, Power Pivot, Power BI) bereit stellt. Und Power Query jeden Schritt automatisch dokumentiert und auch nachträglich noch einmal verändern kann.
  2. Weil Sie bei der Verbindung von Stammdaten mit Bewegungsdaten, die sich auf verschiedenen Tabellenblättern oder in verschiedenen Dateien befinden, nun auf SVERWEIS oder INDEX/VERGLEICH oder MS Query verzichten können. Speziell SVERWEIS ist nicht sehr perfomant.
  3. Weil Sie bei regelmäßigem oder auch nur gelegentlichem Import von Daten aus Ihrem Vorsystem (z.B. SAP) nach Excel und den anschließenden Korrekturarbeiten (Formate korrigieren, Zeichenver- und –aufteilung, etc.) nun auf Text,-Datums- und Zeitfunktionen sowie auf Daten Text in Spalten verzichten können. Das alles bietet Ihnen nun Power Query über (fast) selbst erklärende Menüpunkte an. Hier mehr dazu….
  4. Weil Sie mit ein paar Mausklicks Dateien eines oder mehrerer Ordner, die Sie z.B. im Rahmen eines Budgetierungs- oder Reporting-Prozesses zu einer Excel-Datei/Tabelle zusammenfassen können. Bisher konnten Sie das nur mit einer VBA-Programmierung lösen. Hier ein Projektbericht dazu….
  5. Weil Sie unterschiedliche Datenquellen (Cloud, Internet, Datenbanken, Dateien, SAP BO) zu einer einzigen Datenquelle z.B. für Ihr Reporting zusammenfassen können.
  6. Weil Sie aggregierte Berichte aus (z.B.) SAP BW, mit einer der Pivot-Tabelle ähnlichen, aber starren Struktur, mit ein paar Klicks in eine Excel-Liste verwandeln können. Das war bisher nur mit VBA möglich. Hier mehr dazu….
  7. Weil Sie Ihren Planungsmodellen dynamisch Daten aus dem Internet, wie (bspw.  vom statistischen Bundesamt) hinzufügen können. Damit haben Sie wichtige Planungsparameter, wie z.B. BIP stets aktuell in Ihrem Planungsmodell! Hier mehr dazu….
  8. Weil Sie mit dem Ergebnis dem Anwender mit Hilfe von Datenschnitten selbsterklärende Datenfilter zur weiteren Datenselektion zur Verfügung stellen können. Das sind im Prinzip Parameterabfragen, wie man sie von Datenbanken her kennt, nur mit Power Query einfacher zu realisieren. Hier mehr dazu….
  9. Weil Sie mit Power Query genial einfach und sehr dynamisch Tabellen transponieren können. Hier mehr dazu….
  10. Weil Sie mit Power Query ein Feature zur Verfügung haben, mit dem Sie schnell und einfach Zugriffe auf Datenquellen und deren Verdichtung haben. Dies ist besonders gut geeignet, wenn Sie anlassbezogene Analysen und Sonderberichte erstellen wollen oder als Wirtschaftsprüfer Ihre Stichproben ziehen. Hier mehr dazu…

Power Query ist seit der Version Excel 2016 ein fester Bestandteil des Menüs geworden und heißt nun Daten abrufen und Transformieren. Sie müssen also nun nicht mehr mühsam das AddIn von der Microsoft-Site herunterladen, bzw. Diskussionen mit Ihrer IT-Abteilung führen.


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