Dashboards: Dropdowns oder Steuerfelder einsetzen?

Möchte man Anwendern in einer Excel-Datei eine Möglichkeit einrichten, Daten per Schaltfläche auszuwählen dann kommen dafür aus meiner Sicht vier Techniken in Frage:

1. Spaltenfilter
2. Datenschnitte
3. Dropdowns aus dem Feature Datenüberprüfung
4. Kombinationsfelder aus der Gruppe der Steuerfelder

Während die ersten nur für Tabellen geeignet sind, lassen sich Dropdowns und Kombinationsfelder gut in dynamischen Reports oder Dashboards einsetzen. Gibt es hier Vorteile oder Nachteile, wenn man sich für das eine oder das andere entscheidet? Dazu ein paar Gedanken…

Die Verwendung von Steuerfeldern (Menü Entwicklertools) und Dropdown-Listen (Menü Daten ● Datentools ● Datenüberprüfung) bieten verschiedene Vor- und Nachteile, die im Folgenden detailliert erläutert werden:

Steuerfelder:

Steuerfelder sind leicht erkennbar und intuitiv zu bedienen. Benutzer können durch Anklicken Zustände im Excel-Modell ändern. Durch den Einsatz von Steuerfeldern vermeiden Benutzer die manuelle Eingabe von Daten und daraus resultierende Eingabefehler. Steuerfelder erzeugen Werte in Zellen. Nur durch den Einsatz von Funktionen (z.B. INDEX) können diese Werte verarbeitet und die Steuerfelder so genutzt werden.

Dropdowns:

Dropdowns helfen, Datenfehler zu minimieren, da Benutzer aus einer vordefinierten Liste auswählen und keine manuellen Eingaben vornehmen müssen. Sie sind einfach und intuitiv einzufügen, in Kombination mit den Tabellenfunktionen lassen sich vielfältige Auswahlrestriktionen einrichten. Funktionen, wie z.B. XVERWEIS können direkt auf den Zellinhalt referenziert werden. Allerdings erkennt der Benutzer das Vorhandensein von Dropdowns nur dann, wenn die jeweilige Zelle angeklickt wird. Durch Copy & Paste kann ein unerwünschter Inhalt in die Zelle eingetragen werden.

Fazit:

Geht es um Dashboards und intuitive Bedienerfreundlichkeit, so sind Steuerfelder besser geeignet, auch wenn sie insgesamt mehr Aufwand benötigen.