BI mit Tools von Microsoft – aus Sicht eines Controllers

Smarte BI-Tools: Übersicht über einige Tools von Microsoft & Co.

Microsoft hat sich für die kommenden Jahre das Thema Business Intelligence groß auf die Fahnen geschrieben. Zusammen mit Big Data ist es derzeit in aller Munde, nahezu jedes Unternehmen scheint nun Nutzen aus der „neuen“ Technik ziehen zu wollen, Manager erwarten sich Absatzsteigerung und Erhöhung des Marktanteils. Durch genauere Kenntnis der Daten von bestehenden und potentiellen Kunden, sowie der Analyse von Zusammenhängen in der Vergangenheit erhofft man sich Wettbewerbsvorteile.

Große Datenmengen werden hierzu gesammelt – Stichwort Big Data und analysiert. Früher hätten nun Statistiker ihr Werk getan, heute ist oft das Controlling mit der Analyse beauftragt.

Das Controlling befindet sich also wieder mitten drin – zwischen IT-Abteilung mit den großen Datenbanken und dem Informationsempfänger, der nur eine aussagekräftige Grafik, ein paar signifikante Kennzahlen oder gar die ach so beliebte Ampel sehen möchte. Alles auf einer Din-A4 Seite. Hinzu kommt der Ruf nach Self-BI. Dieser Begriff suggeriert, dass der End-User der Daten sich die Information selbst, also ohne weitere Hilfe, aus den Rohdaten generieren kann.

Was steckt denn nun dahinter, hinter den ganzen neuen Techniken?

Nun, rein technisch nichts großartig Neues. Eine Datenbank mit großen Datenmengen, ein Mechanismus zur Verdichtung und Analyse, eine Oberfläche, um die Ergebnisse darzustellen. Ganz klassisch E-V-A. Sie erinnern sich? Eingabe – Verarbeitung – Ausgabe, wie auch in unseren PRT-Modell (siehe Download auf unserer Homepage).

Aber was ist denn nun wirklich neu?

Nun zunächst die Oberflächen werden gefälliger, Pivot bzw. PowerPivot kommt nun mit Datenschnitten und Kalenderachsen, das Aktualisieren der PivotTabelle wurde animiert… Nett, aber nichts grundsätzlich Neues, ich würde fast sagen, dasselbe wie immer, nur eben: smarter! Das eigentlich Neue ist für mich nur die Popularität und Aufmerksamkeit für das neue smarte BI!

Die steigende Popularität bringt eine hohe Akzeptanz einher, Akzeptanz bring Budgets für BI-Projekte. Das Motto lautet derzeit nicht mehr „Carpe diem“, sondern „Carpe Budget“! Sichern Sie sich Budgets für Ihre IT-Projekte, wenn diese smart sind und zu mehr Nutzen durch BI führen!

Nun stellt sich mir natürlich sofort die kritische Frage nach dem Nutzen… Und die muss jeder für sich selbst beantworten! Kann ich aus den neuen Daten wirklich steuerungsrelevante Informationen generieren, die meinen Unternehmenserfolg optimieren? Oder bekomme ich nur mehr Daten zur Steuerung in immer feineren Abstufungen und verliere so den Überblick über das große Ganze? Welche Kennzahlen sind denn wirklich wichtig? Ich kann nur empfehlen, sich diese Fragen immer wieder neu zu stellen und ganz ehrlich zu beantworten. Dazu demnächst mehr an dieser Stelle…

Zurück zu BI mit Microsoft-Tools. Microsoft bietet diverse Tools zur Thema BI und macht vor allem auf den verschiedensten Kanälen darauf aufmerksam.

Nun sollte aber nicht erstrangig die Frage stehen: „welche Tools gibt es?“ und dann nachgelagert: „wie kann ich diese nutzbringend einsetzen?“.

Primär muss ich fragen, was ich erreichen möchte und danach erst, welche Tools mir dazu im Unternehmen Nutzen bringen.

Ich gehe allerdings davon aus, dass Sie sich diese Fragen täglich stellen und sich über Ziele, Strategie und benötigte Informationen sowie Messbarkeit in Kennzahlen bereits nachgedacht haben.

Oft jedoch herrscht keine Klarheit, was denn hinter den griffigen Namen bei den Technologien und Tools bei Microsoft & Co. steckt. Lassen Sie mich in dieser Artikelserie ein bisschen Klarheit schaffen.

Ich möchte darstellen, was Microsoft im Angebot hat, was sich hinter dem „smarten“ Namen verbirgt und woraus Sie, liebe Controller, den meisten Nutzen ziehen können. Dies ist meine persönliche Sicht der Dinge, subjektiv geprägt durch die Projekte der bvergangenen Jahre und darf natürlich herzlich gerne diskutiert werden!

Hier zunächst ein Überblick, was denn hinter den Begriffen steck. Den Nutzen der Tools für Controlling & Co. vertiefe ich dann in jeweils einem eigenen BLOG-Beitrag.

AddIns oder Tools für Excel

Zunächst bietet Microsoft einige Addins für EXCEL an:

Power Pivot begann als AddIn für Excel 2010, ist nun integraler Bestandteil der aktuellen EXCEL-Versionen. Der Name lässt vermuten, dass man erweiterte Funktionen für Pivot erhält, was jedoch nicht die Oberfläche betrifft, im Gegenteil wurden hier gewisse Funktionalitäten entfernt, die recht praktisch waren, wie etwa das spontane Gruppieren nach beliebigen Kriterien. Hinzu kam jedoch die Fähigkeit mehrere völlig heterogene Datenquellen zu nutzen und so beispielsweise Daten aus dem SQL-Server mit einer EXCEL-Liste zu verknüpfen, oder ACCESS-Tabellen mit Textdateien zu mappen. Ich würde es also eher eine „Nachfolge von MS-Query“ nennen, als eine Erweiterung der Pivot-Tabelle. Dazu hatten wir bereits bei Erscheinen des Addins im Beitrag auf der Homepage geschrieben. Bedient wird die Datenbeschaffung in einem eigenen Fenster, für die Ausgabe dient die Pivot-Tabelle als Frontend.

Power Query ist ein sog. Data-Explorer, der genau diese Möglichkeiten in ganz Excel zur Verfügung stellt, Ausgabe ist dann aber nicht mehr nur Pivot, sondern jede beliebige Struktur.

Power View stellt diese Daten wiederum in schicken Berichte zusammen, Sie können hübsche Management-Cockpits erstellen. Ein wenig Ähnlichkeit hat dies rein funktional mit dem Gruppieren bzw. Konsolidieren, das Design und die Bedienung ist jedoch um Generationen moderner.

Power Map kann regionale Daten sehr schön und interaktiv darstellen und eignet sich dabei nicht nur für Geo-Daten, sondern auch für eine einfache räumliche Zuordnung regionaler Informationen.

Serverseitige Tools

Doch auch Server-seitig gibt es interessante Tools:

Office 365 hat diverse Features aus der Palette PowerQuery & Co. zu bieten. Das Ganze aber eben Cloud-basiert, Sie benötigen dazu keine Installation auf dem lokalen System und sind somit unabhängig von EXCEL-Versionen, beliebiger Browser genügt. Leider gibt es einige Einschränkungen im Funktionsumfang, so fällt beispielsweise VBA- und Makro-Unterstützung weg.

SharePoint Online bietet die Möglichkeit, Dateien im Team zu bearbeiten und dann die Ergebnisse definiert – mit Rechtevergabe und Benachrichtigung – freizugeben. Dies erfolgt wiederum alles cloudbasiert, wobei Cloud sowohl eine im Web gehostete Datenspeicherung wie auch eine private Cloud bedeuten können, bei der die Daten auf Ihrem eigenen System gespeichert bleiben und lediglich der Zugriff über das Web erfolgt.

Windows Azure stellt eine neue Möglichkeit dar, größte Datenmengen im Web zu speichern, grob vereinfacht ist es eine große Datenbank, ähnlich SQL-Server, mit Web-Zugang.

SQL-Server Analysis Services ist ein schon recht lange verfügbarer, aber meiner Meinung nach bisher viel zu wenig beachteter Dienst, der auf dem SQL-Server die Datenanalyse übernimmt und dann Web-basiert zur Verfügung stellen kann, damit dann in EXCEL & Co. Oder auf HTML-Seiten schnell auf diese verdichteten Daten zugegriffen werden kann.

Tools anderer Hersteller

Natürlich bieten auch andere Anbieter interessante Tools. Hierzu gibt es im Internet unzählige „repräsentative“ und „objektive“ Übersichten, kostenlos oder gegen Bezahlung wie etwa der BARC-Report.

Natürlich hat auch SAP sein BI-Tool im Angebot, da ich hier jedoch nicht Experte bin, hoffe ich auf Erfahrungsberichte von Ihnen, liebe Leser.

Ich möchte hier exemplarisch nur kurz noch meinen Favoriten nennen: Palo ist seit vielen Jahren auf dem Markt; es ist ein OLAP-Tool zur multidimensionalen interaktiven Datenanalyse, das in meinen Augen Vorbild stand für vieles, das Microsoft & Co. in anderen Tools realisiert hat. Auf OpenSource-Basis – also privat kostenlos nutzbar – ist der kommerzielle Einsatz sehr professionell vorangetrieben worden.

All diese schönen Tools leben aber von einer gut gepflegten Datenbasis, oft – und hier spreche ich aus Erfahrung – bringt erst ein BI-Projekt zum Vorschein, was in den vorgelagerten Systemen versteckt ist: gravierende Fehler, Inkonsistenzen oder Lücken in den Basisdaten. Hier helfen die „neuen“ Tools allenfalls, Handlungsbedarf zu identifizieren oder Interimslösungen zu erstellen, Datenhygiene sollte dann jedoch an der Basis, also in den Vorsystemen betrieben werden. Hier werde ich noch aus der Praxis in vielen Projekten berichten, sofern mir meine Auftraggeber dies gestattet haben.

In unregelmäßiger Folge werde ich hier – wie immer subjektive – Kommentare über die verschiedenen Tools von Microsoft oder auch von anderen Softwareherstellern veröffentlichen und Erfahrungen aus der Praxis posten. Ich bitte ganz ausdrücklich um Diskussion, herzlich gerne auch mit gegenteiligen Meinungen, kritischen Kommentaren, Feedback aus Ihrer Praxis, Fragen zu Ihren laufenden BI-Projekten…

eine Mail an info@prt.de.