Mittels Ampelfunktionen werden in Reports und/oder größeren Tabellen aufgrund festgelegter Grenzwerte die Über-/Unterschreitungen visualisiert. So soll die Aufmerksamkeit von Entscheidern auf bestimmte Sachverhalte gelenkt und zu Steuerungsmaßnahmen animiert werden. Dabei folgen Anwender meist dem Ampelsystem, indem die Farben Rot, Grün, Gelb und dazu Kreise/Punkte verwendet werden. Diese Vorgehensweise halten wir in dieser Form nicht für sinnvoll.
Ich empfehle nur zwei Farben, nämlich rot und grün zu verwenden. Die eine Farbe zeigt „gefährliche“ Abweichungen, die andere besonders „Gute“. Kommt noch ein dritte Farbe ins Spiel, zeigt die Erfahrung, dass es „zu bunt“ wird, die Aufmerksamkeit und der Focus verloren gehen.
Außerdem würde ich keine Punkte verwenden. Werden diese einmal schwarz/weiß ausgedruckt, ist keine Tendenz mehr erkennbar. Ich empfehle Symbole zu verwenden, die eine Tendenz ausdrücken. Wie Sie diese Symbole gezielt finden können, zeigt Ihnen ein anderer Beitrag in diesem Blog.
Wenn diese Symbole die Farben Grün/Rot annehmen sollen, wird die Bedingte Formatierung benötigt. Die Beispieldatei zeigt Ihnen die Excel-Techniken Bedingte Formatierung, Datenüberprüfung, WENN, INDEX, VERGLEICH. Damit lässt sich einen dynamische Tabelle für das Reporting erstellen.
Diese und ähnliche Techniken können Sie übrigens in unserem Seminar Dashboards mit Excel erstellen oder Reporting mit Excel kennenlernen.
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