… wird normalerweise die Werbung für eine bekannte Waffelschnitte eingeleitet. Aber hier geht es nicht um Süßkram, sondern um den Controller Max Mustermann des Unternehmens X AG.
Der muss nämlich jeden Montagmorgen den für 12:00 vorgesehenen Vorstands-, Sales-, HR-Report (bitte gedanklich ergänzen!) fertigstellen.
Leider hat jemand ein Meeting in den Outlook-Kalender verpflichtend eingestellt! Damit entfällt seine „Vorbereitungszeit“ für die Woche und sein Wochenplan löst sich schon am Montag in Luft auf! Abgesehen vom Report, den er nun nicht erstellen kann und den der Vorstand um 12:00 Uhr erwartet.
So beginnt der Stress gleich um 9:30 und er hat kaum Zeit für die Vorbereitung! Nach 15 Minuten wird er vollends gestresst, weil Kollege Z die Ausführungen von Kollege Y wiederholt! Und das viel umfangreicher, ohne das ein Ziel erkennbar wird!
Ob Angesicht zu Angesicht oder per Videobild: Ein Großteil der Meetings dauern viel zu lange und wird so belastend – das kennen Sie sicherlich. Dazu kommt, dass ein beträchtlicher Teil der Besprechungen zu wenig Output erbringt und somit ineffizient ausfällt. Diese Zeitkiller gilt es zu beseitigen! Wie sieht Ihre Meeting-Kultur aus?
Meetings = Zeitverschwendung
Steven Rogelberg einer der weltweit führenden Forscher und Experte für Meetings und Management und Auto von „The surprising Science of Meetings“ hat folgende wichtige Erkenntnisse zu Meetings gewonnen:
Meetings verschwenden häufig Zeit und Ressourcen und können zu Stress, mangelnder Produktivität und Burnout bei Mitarbeitern führen. Das liegt unter anderem daran, dass
- eine mangelnde Vorbereitung von Meetings, insbesondere hinsichtlich Agenda und der Teilnehmer zu ineffektiven und unproduktiven Meetings führen,
- eine ineffektive Führung, Moderation und Steuerung von Meetings zu einer Verzögerung der Entscheidungsfindung und zu einer geringen Teilnehmerbeteiligung führen,
- eine mangelnde Teilnehmerbeteiligung dazu führt, dass wichtige Themen und Perspektiven nicht diskutiert werden,
- dass es wichtig ist, Meetings effektiv und effizient zu planen und zu gestalten, um die Produktivität zu verbessern.
Effizienz von Meetings verbessern
Steven Rogelberg empfiehlt Folgendes, um Meetings effizienter durchzuführen:
- Eine klare Agenda mit konkreten Zielen und Themen sollte vor jedem Meeting erstellt werden, um eine effektive Diskussion zu gewährleisten.
- Es ist wichtig, die richtigen Teilnehmer auszuwählen, die relevante Informationen und Perspektiven beitragen können.
- Meetings sollten auf eine angemessene Dauer beschränkt werden und sollten pünktlich beginnen und enden.
- Eine effektive Führung, einschließlich Moderation und Steuerung, ist wichtig, um die Diskussion auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass alle Themen besprochen werden.
- Es ist wichtig, dass alle Teilnehmer aktiv an der Diskussion beteiligt sind, um sicherzustellen, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden.
- Technologie, einschließlich Videokonferenztools, kann dazu beitragen, Meetings effizienter und produktiver zu gestalten.
Indem diese Empfehlungen befolgt werden, kann die Qualität und Effizienz von Meetings verbessert werden, um die Teilnehmerzufriedenheit zu erhöhen und die Produktivität zu verbessern.
Zurück zu Max Mustermann.
Hätte er seinen Report so erstellt, wie seine Kollegin Caroline Musterfrau, wäre das Meeting zwar ebenso nutzlos, aber nicht so stressig für ihn gewesen. 😉
