Seit wir 1993 das erste Mal unser Seminar Excel für Controller durchgeführt haben, werden wir immer wieder gefragt, welches die wichtigsten Excel-Funktion(alität)en für Controller sind. Das hängt natürlich immer davon ab, welchen Aufgaben im Controlling und Finanzwesen man mit Excel nachkommen möchte. In diesem BLOG gibt es bereits einen Beitrag zu den wichtigsten Features. Dennoch wollen wir die uns permanent gestellte Frage hier aus einer anderen Perspektive beantworten.
Wer schon einmal eines unserer Seminare besucht oder mit uns einen Workshop durchgeführt hat, kennt das PRT-Modell. In unserer Modellierung gibt es in jeder Excel-Datei drei Ebenen:
- Eingabe (Datenimport, Steuerparameter für das Modell, Dokumentation)
- Verarbeitung (Notwendige Berechnungen und Analysen)
- Ausgabe (Darstellung der Ergebnisse über gut gestaltete (dynamische) Diagramme & Tabellen)
Prinzipien für einen erfolgreichen Einsatz dieser Modellierung
- Trennung von so genannten „Veränderbaren Zellen“ (Zellen ohne Formeln, Funktionen, Verknüpfungen = Eingabezellen) und „Formelzellen“ auf verschiedenen Blättern.
- Die einzelnen Ebenen lassen sich durch entsprechende Registerfarben darstellen. Das ergibt eine einfache Form der Dokumentation (z.B. Basisdaten + Werte = schwarz, Verarbeitung = blau, Frontend = grün). Ein gemeinsamer Farbcode sollte daher Bestandteil der „Leitlinien“ sein.
- Tabellenblätter, auf die der Anwender keinen Zugriff erhalten soll, werden ggf. ausgeblendet.
- Einsatz von Namen für Zellen und Zellbereiche (Kommunikation mit dem Anwender!) sowie „Verknüpfungen“.
- Soll das Modell sehr dynamisch sein, dann empfiehlt es sich mit Funktionen MTRANS(), INDEX(), VERGLEICH(), BEREICH.VERSCHIEBEN() und ggf. Schaltflächen zu arbeiten.
- Wenn Sie den Szenario-Manager und den Solver einsetzen, so sollten Sie das auf der Eingabe- und auf der Verarbeitungseben tun. Veränderungen, die durch diese beiden Features simuliert bzw. errechnet werden, wirken sich durch den Modellaufbau auf das gesamte Modell aus.
Der Vorteil dieser seit 1997 bewährten Modellierung:
- Das Grundprinzip aller IT-Systeme, nämlich Trennung der Eingabe von Verarbeitung und Ausgabe (EVA-Prinzip), ist erfolgreich umgesetzt. Damit ist jedes Excel-Modell, beliebig erweiterungsfähig. Sollte Excel als Tool an seine Grenzen kommen, haben sie mit diesem Modell bereits eine Art von Leistungsbeschreibung für die Beschaffung oder Entwicklung einer Software erstellt.
- Sollten Sie die Beschaffung einer Software für Planung, Reporting Dashboard, Risiskomanagement o.ä. planen, lassen sich nach den vorgestellten Prinzipien recht einfach Prototypen mit Hilfe von Excel erstellen, mit denen Sie die Entscheider:Innen in Ihrem Unternehmen von der Bewilligung eines Budgets überzeugen können.
- Solch eine Standard-Modellierung ermöglicht es allen beteiligten Mitarbeiter:Innen sich in kurzer Zeit im Modell zurechtzufinden .
- Sind die Modelle durch Aufbau und verwendete Exceltechniken „standardisiert“, ist eine große Anwendungssicherheit erzielt. Mit der permanenten Anwendung der gleichen Techniken erzielen Sie bei allen Beteiligten eine große Zeiterspranis bei der Erstellung neuer Modelle.
- Die Weiterbildung kann erheblich effizienter und zielgerichteter betrieben werden, da die für die Standard-Modellierung notwendigen Excel-Techniken zum Inhalt gemacht werden.
- Das Modell kann mit den Anforderungen wachsen und benötigt für die Steuerung in der Regel maximal zehn Funktionalitäten. Außerdem ist es sehr klein (max. 2 MB, wenn Power Query eingesetzt wird!).
- Einmal erstellt, wird das Modell automatisch mit aktuellen Daten „gefüttert“, berechnet und zeigt auf dem Frontend die aktuellen Ergebnisse. Nachberarbeitungen sind nicht mehr notwendig, Programmierung auch nicht.
Für solche eine Modellierung haben sich (abhängig von der Aufgabenstellung) folgende Techniken bewährt:
| Modellebene | Reporting | Planung & Simulation | Analyse |
| Eingabe | Power Query PowerPivot Datenüberprüfung Namen „Intelligente“ Tabellen | Power Query Datenüberprüfung Namen Intelligente Tabellen Szenario-Manager | Power Query PowerPivot Datenüberprüfung Namen Intelligente Tabellen |
| Verarbeitung | SUMMEWENNS() INDEX() VERGLEICH() MTRANS() TEILERGEBNIS() BEREICH.VERSCHIEBEN() XVERWEIS() | Solver REGRESSION TREND() VARIATION() allgemein statistische Funktionen | EINDEUTIG() |
| Ausgabe | Steuerelemente (Schaltflächen) CUBE-Funktionen() Hyperlinks Diagramme Bedingte Formatierung | Steuerelemente (Schaltflächen) Bedingte Formatierung | Pivot-Tabelle Bedingte Formatierung |
Wie können Sie sich diese Techniken aneignen? Dazu gibt es viele Wege. Zu fats allen Features der o.a. Tabelle finden Sie in diesem BLOG- Beiträge. Und natürlich auf den verschiedenen Social-Media Plattformen.
Aber denken Sie daran: Lernen über Google und Youtube ist die teuerste Variante!
