Das Nutzen von Ordnern mit Power Query ist eine tolle Möglichkeit den Datenimport nach Excel (oder Power BI) zu automatisieren. Dabei bietet Power Query (Excel) die Möglichkeit an einen Verzeichnisordner zu nutzen und einen SharePoint-Ordner. Allerdings muss man bei der Nutzung des SharePoint-Ordners einige Dinge wissen und anders machen . Das wird in diesem Beitrag beschrieben und in einem Video gezeigt.
Wer das Arbeiten mit Dateien auf einem File-Server gewohnt ist, für den ist das Arbeiten mit dem SharePoint etwas ungewohnt. Denn in einer herkömmlichen Serververzeichnisstruktur werden Dateien und Ordner in einem hierarchischen Format organisiert. Dagegen ist der SharePoint eine plattformbasierte Lösung, die Inhalte, Dokumente und Informationen in Websites, Bibliotheken, Listen und Seiten organisiert. Außerdem organisiert der SharePoint Zugriffsberechtigungen, so dass bei einem Zugriff über Power Query eine Authentifizierung erfolgen muss.
- SharePoint ist eine webbasierte Plattform für die Zusammenarbeit und bietet einen Aufbewahrungsort für Dateien, die mit anderen geteilt und bearbeitet werden sollen.
- OneDrive for Business bietet die gleiche Endbenutzererfahrung wie SharePoint und eignet sich am besten für Anwender (Microsoft-365), die ihre eigenen Dateien an einem Ort speichern und von überall aus darauf zugreifen möchten.
Der Aufbau und die Struktur von SharePoint kann nach verschiedenen Methoden (s.u.) erfolgen:
- durch Namenskonventionen für Dokumente.
- durch Ordnerstrukturen.
- durch den Einsatz von SharePoint Inhaltstypen und Eigenschaften (Metadaten)
Warum ist das wichtig? Weil nach diesen Prinzipien der Zugriff auf die gewünschten Daten erfolgt.
Wenn Sie eine Verbindung zu einer SharePoint-Site herstellen, werden Sie aufgefordert, die URL der Site einzugeben. Um die URL der Website zu finden, die Ihren SharePoint-Ordner enthält, öffnen Sie zunächst eine Seite in SharePoint. Auf einer Seite in SharePoint können Sie die Adresse der Website in der Regel abrufen, indem Sie im Navigationsbereich Home oder das Symbol für die Website im oberen Bereich auswählen. Kopieren Sie die Adresse aus der Adressleiste Ihres Webbrowsers und speichern Sie sie für später.
Folgende Dinge sollten beachtet und ggf. geändert werden:
- Die URL muss kopiert und gekürzt werden.
- Nutzt man den Befehl aus dem Menü Daten ● Abrufen und Transformieren ● Neue Abfrage ● Aus Datei ● Aus SharePoint Ordner, dann wird automatisch die Funktion SharePoint.Files verwendet, man hat Zugriff auf alle Dateien. Die gewünschten müssen dann mit den vorhandenen Filtermöglichkeiten selektiert werden.
- Der manuelle Wechsel (z.B. über die Bearbeitungsleiste) zur Funktion SharePoint.Contents ermöglicht die gezielte Auswahl eines Ordners und kann performanter sein. Denn der Zugriff über SharePoint.Files wird immer denn sehr langsam, wenn auf dem SharePoint bereits sehr viele Daten abgelegt sind. Bei SharePoint.Files werden nämlich sehr viel mehr Metadaten des SharePoints gelesen als bei SharePoint.Content. Das gilt natürlich auch für die Aktualisierungen!
Das folgende Video zeigt den Austausch der Funktion und das Klicken zum gewünschten Ordner.
Und hier für alle, die bisher wenig Berührungspunkte mit dem SharePoint hatten, der Aufbau und die Struktur:
- Webanwendungen und Websitesammlungen:
SharePoint organisiert Inhalte in Webanwendungen, die wiederum Websitesammlungen enthalten. Webanwendungen können mehrere Websitesammlungen enthalten, die jeweils eigene Sicherheitseinstellungen, Designs und Inhalte haben. - Websitesammlungen:
Websitesammlungen sind Container, die mehrere Websites mit ähnlichem Thema oder Zweck enthalten. Beispielsweise können Websitesammlungen für bestimmte Abteilungen, Projekte oder Teams erstellt werden. - Websites und Unterwebsites:
Innerhalb einer Websitesammlung können Websites und Unterwebsites erstellt werden. Diese dienen zur Organisation von Inhalten, Dokumenten, Aufgaben und anderen Elementen. - Bibliotheken und Listen:
SharePoint-Bibliotheken dienen zur Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, während Listen strukturierte Daten speichern. Beide können an die Anforderungen angepasst und mit spezifischen Spalten und Metadaten versehen werden. - Dokumentenmanagement:
SharePoint bietet Funktionen für die Verwaltung von Dokumenten, darunter Versionierung, Dokumentenprüfung, Workflow-Verwaltung und Metadatenzuordnung. - Sicherheit und Zugriffssteuerung:
SharePoint ermöglicht die Definition von Benutzer- und Gruppenberechtigungen, um den Zugriff auf Inhalte zu steuern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Informationen zugreifen können.
