Ein Bereichsname ist eine einprägsame Bezeichnung, die Sie für eine Zelle oder einen Zellbereich festlegen. Diesen Namen können Sie dann anstelle von Zellbezügen in Formeln und Funktionen einsetzen. Gerade im Controlling/Rechnungswesen haben wir es mit einer unternehmensübergreifend einheitlichen Fachsprache zu tun, die von jedem aus dem Fachbereich auch verstanden wird.
So ist die Formel „=A5 – B5“ nichts sagend, dagegen „=Umsatz – Kosten“ eindeutig. Dies kann nicht nur die Kommunikation, sondern auch das Handling in größeren Excel-Modellen verbessern!
Regeln
Allerdings gilt es beim Einsatz von Namen einige Regeln zu beachten:
- Jeder Name kann in einer Arbeitsmappe mehrmals, aber auf einem Tabellenblatt nur einmal verwendet werden.
- Bei der Vergabe von Namen dürfen 255 Zeichen verwendet werden. Dabei sind Leerzeichen nicht zulässig.
- Ein Name darf als Zeichen aus Buchstaben, Zahlen, dem Punkt (.), dem umgekehrten Schrägstrich/Backslash (\), Fragezeichen (?) oder Unterstrich/Underscore (_) bestehen. Wir empfehlen als Sonderzeichen ausschließlich Unterstrich/Underscore (_) und den Punkt (.) zu verwenden.
- Das erste Zeichen eines Namens muss ein Buchstabe, Schrägstrich/Backslash (\) oder ein Unterstrich/Underscore (_) sein.
- Der Name muss sich deutlich von der Schreibweise eines Zellbezugs unterscheiden (A$5 oder B1).
- Groß- und Kleinschreibung ist zulässig, wird aber nicht unterschieden und sind daher nicht case sensitive.
Anwendungsgebiete
Namen können überall dort eingesetzt werden, wo Excel von Ihnen die Angabe von Bezügen verlangt. Dies sind z.B.:
- Formeln und Funktionen
- Bezüge innerhalb von Dateien und zwischen Dateien (Verknüpfungen)
- Konsolidierungsbereiche
- Datenbereiche für Pivot-Tabellen
- Solver und Szenario-Manager (veränderbare Zellen, Ergebniszellen)
- Druckbereiche (Menü Seitenlayout ● Seite einrichten…)
- Diagramme
- Hyperlinks
Namen vergeben
Vor der Namensvergabe sollten natürlich die Zelle, bzw. der Bereich, die benannt werden sollen markiert werden. Es gibt drei Techniken, Namen für einzelne Zellen oder Bereiche festzulegen.
Über das Namenfeld
- Markieren Sie den gewünschten Zellbereich.
- Klicken Sie in das Namensfeld und geben den gewünschten Namen (Regeln!) ein und bestätigen Sie mit <Enter>.
Namen definieren
Mit der folgenden Technik kann eine Bezeichnung aus einer angrenzenden Zelle des markierten Bereichs (z.B. Überschrift) übernommen werden.
- Markieren Sie den gewünschten Zellbereich.
- Aktivieren Sie das Menü Formeln ● Definierte Namen ● Namen definieren...
- Im Dialogfenster „Neuer Name“ tragen Sie den gewünschten Namen ein oder übernehmen den Vorschlag.
- Bestätigen Sie mit <OK>.
Namen aus einer Auswahl erstellen
Oft stehen in den Spalten- und (oder) Zeilenbeschriftungen bereits Zeichenfolgen, die sich als Namen anbieten. Diese können auf einfache Art und Weise als Namen übernommen werden, wenn der Zellbereich, indem der potentielle Namen zu finden ist, ebenfalls markiert wird.
- Markieren Sie den gewünschten Zellbereich.
- Aktivieren Sie das Menü Formeln ● Definierte Namen ● aus Auswahl erstellen….
- Im Dialogfenster „Namen Übernehmen“ sollte eine der Optionen (z.B. „Namen aus linker Spalte übernehmen“) aktiviert sein.
- Bestätigen Sie mit <OK>.
- Excel übernimmt die Namen aus den markierten Bereichen.
Diese Technik können Sie übrigens in unserem Seminar EXCEL im Controlling und Finanzwesen oder Reporting mit Excel kennenlernen.
