… so wird normalerweise die Werbung für eine bekannte Waffelschnitte eingeleitet. Aber es geht hier nicht um Süßkram, sondern um den Controller Max Mustermann des Unternehmens X AG. Der muss nämlich jeden Montagmorgen den für 12:00 vorgesehenen Vorstands-, Sales-, HR-Report (bitte gedanklich ergänzen!) fertigstellen.
Kommt Ihnen das eventuell bekannt vor? 😉 Es geht weiter….
Daten mit SVERWEIS() matchen
Diesen Montag kann er endlich um 9:30 die Monats-Reports aus SAP (kann beliebig durch eine andere Datenquelle ersetzt werden) als Excel-Files in einen definierten Ordner herunterladen. Danach „verbindet“ er die Daten hektisch mit SVERWEIS zu einer Datenquelle, sortiert sie ein bisschen um, baut hier einen Link neu auf, eliminiert dort ein Fehlerchen, flucht über die Performance der Datei in der Größe von 70 MB und kann endlich um 11:58 die Report-Datei abschicken. Es blieb keine Zeit für Fehlerchecks, geschweige denn für eine Analyse der Zahlen. Den Empfängern fällt sofort eine unstimmige Zahl auf, die auf einen fehlerhaften Link zurückzuführen ist, der von Max Mustermann in der Hektik übersehen wurde.
Daten mit Power Query matchen
Seine Controller-Kollegin Caroline Musterfrau aus dem Unternehmen Y AG lädt zur gleichen Zeit ebenfalls diverse Monats-Reports aus SAP (s.o.) als Excel-Files in einen definierten Ordner herunter. Danach öffnet sie in MS Teams ein vor zwei Jahren erstelltes Excel-Dashboard (< 2 MB), das Dank Power Query permanent die aktuellen Excel-Dateien dieses speziellen Ordners zu einem Modell verbindet und in die für das Dashboard notwendige Form bringt sowie „hochlädt“. Für das Dashboard und das Datenmodell hat Caroline Musterfrau vor 2 Jahren etwa eine Personenwoche Zeit investiert. Jetzt sitzt sie sehr entspannt mit einer Tasse Kaffee/Tee (nach Belieben ersetzen..), analysiert die aktuellen Zahlen, ergänzt das Dashboard um ein paar aktuelle Kommentare und schließt die Datei um 10:00. Um 12:00 startet das Teams-Meeting, das Dashboard wird geöffnet, Schaltflächen werden angeklickt, Diagramme reagieren dynamisch, ebenso Tabellen und die aktuellen Zahlen werden besprochen. Gelegentlich wird über das WLAN geschimpft, aber Fehler im Excel-Dashboard wurden schon vor etwa zwei Jahren eliminiert. Neue können nicht mehr auftreten, da im Dashboard nur noch die Zahlen monatlich automatisch aktualisiert werden.
Reporting mit Power BI erstellen
Melanie Musterfrau, Controllerin des Unternehmens Z AG, ist zur gleichen Zeit ähnlich entspannt, wie Caroline Musterfrau aus der Y AG. Sie hat vor 2 Jahren ein Power BI-Dashboard erstellt, mit einem ähnlichen zeitlichen Aufwand und Ordner-Konzept wie von Caroline Musterfrau, in das die Monats-Reports eingestellt werden. Sie macht allerdings außer dem Download aus SAP gar nichts mehr. Im Teams-Meeting moderiert sie die Diskussion über die Zahlen und zeigt mit den Möglichkeiten der Visuals für Predictive Analytics und dem KI-Service in Azure, welche nicht vorgesehenen Informationen und Aussagen noch aus den Zahlen abgeleitet werden können.
Soweit unsere kleine Geschichte vom Montagmorgen. 🙂
Wo finden Sie sich wieder? Wo möchten Sie als ControllerIn gerne hin? 😉
Weitere Überlegungen zur Entwicklung eines Dashboards finden Sie hier. Wenn Sie noch darüber nachdenken, ob Sie ein Dashboard mit Excel oder Power BI erstellen sollen/wollen, dann hilft Ihnen vielleicht dieser BLOG-Beitrag weiter.
Und hier gibt es noch einen 2. Teil……
