Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten. Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm.. In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei. Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen! Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP). Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt. Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar! In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.
Problem der Planung
Beim Thema Planung werden die Nachteile von Excel (scheinbar) offensichtlich. Unabhängig vom Planungsansatz, werden in der Praxis mehrstufig verknüpfte Excel-Modelle verwendet. Szenario-Technik mit Excel bedeutet außerdem, Zellen mit zu überschreiben und die dadurch entstehenden Planungs-Varianten als Dateien zu speichern. Wenig bekannt in Controller-Kreisen sind die Instrumente Szenario-Manager und Solver, mit denen sich wunderbare Planungsmodelle im Gegenstrom-verfahren erstellen lassen. Folgt man dem eingangs vorgestellten Modellierungs-vorschlag, werden die Restriktionen beider Instrumente umgangen.
Prognosen
Nutzt man die in Excel vorhandenen Instrumente der deskriptiven und induktiven Statistik (Statistik-Funktionen und Add-In Analysefunktionen), so lassen sich interessante Zusammenhänge aus Daten der Vergangenheit ermitteln. Diese Zusammen-hänge können in Simulations-Modelle mit Hilfe und Schaltflächen und den Funktionen INDEX und VERGLEICH umgesetzt werden.
Wichtig für diese Vorgehensweise sind kleine, kompakte Dateien, die der vorgestellten Modellierungsphilosophie folgen. In vielen Unternehmen scheint das aufgrund der Größe und aufgrund des Planungsprozesses (Planungsrunden Bottom up) mit den zahlreich gelieferten Excel-Dateien nicht möglich zu sein. Hier ist das Instrument der Konsolidierung sehr nützlich. Mit dieser Technik können Zahlen aus den verschiedensten Excel-Dateien zusammengefasst werden, ohne dass Zellbezüge entstehen. Die Ergebnisse der Konsolidierung werden als Zahl in die Zielzellen geschrieben. Damit können diese Zellen wiederum als sogenannte Veränderbare Zellen für Szenario-Manager und Solver verwendet werden! Damit ist ein Top-Down / Bottom-Up-Ansatz problemlos möglich, selbst komplexeste Modelle zu Steuerung des Cash Managements!
Lösungsansätze
Wenn Excel im Controlling eingesetzt wird, sollten die Effizienz und die Effektivität seiner Anwendung gesteigert werden. Mit den vorgestellten Beispielen möchte ich zum Nachdenken darüber anregen, welche Excel-Kenntnisse bei Controller wünschenswert sind. Zeit ist Geld und Controller sollten das Management unterstützen, nicht den Tag mit „Daten schaufeln“ verbringen.
Wenn Controller über die Kenntnis von nur einer Funktionalität/ Methode zur Lösung einer Aufgabe mit Excel verfügen, fehlt der Überblick, um die situativ beste und effizienteste Lösung zu entwickeln.
Paul Watzlawick soll dazu gesagt haben: „Wer nur einen Hammer besitzt, für den sieht alles aus wie ein Nagel.“
Dazu sind aus meiner Sicht folgende Maßnahmen notwendig:
- Wünschenswerte Excel-Techniken identifizieren und bekannt geben
- Standards (Modellierung, Methoden, Funktionalitäten) für die Anwendung von Excel entwickeln und im Unternehmen einführen.
- Mitarbeiter gezielt weiterbilden oder Wissen durch „Key-Employees“ multiplizieren
- Mitarbeiter im Controlling implementieren, die die Prozesse und Aufgaben des Controllings sowie SAP&Co. kennen, exzellenten Überblick über Excel haben und in der effizienten & effektiven Anwendung beraten können.
Fazit
Excel kann und sollte mit den vorhandenen IT-Systemen (SAP & Co.) zusammen und ergänzend eingesetzt werden. Dazu sollten die Excel-Anwender im Controlling über klare Richtlinien oder einen Überblick über die einzusetzende Modellierung und die einzusetzenden Techniken verfügen.
Im Sinne der effizienten Anwendung sollten die Kenntnisse der Controller gezielt erweitert und auf Standards gesetzt werden.
Im Sinne der Effektivität sollte überlegt werden, für welche Aufgaben Excel eingesetzt werden kann und welche Funktionalitäten dabei verwendet werden sollten.
Hier gibt es verschiedene Lösungsansätze, wie ich in dieser Serie zu zeigen versucht habe.
Dazu sollten bewusst nur Hinweise auf Excel-Techniken geliefert werden. Diese Techniken kann sich jeder Interessierte leicht über die zahlreich vorhandene Fachliteratur aneignen.
Nutzen Sie die Stärken von SAP & Co. im Verbund mit Excel und vermeiden die Schwächen!
In diesem Sinne: Carpe Excel!
