Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten. Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm.. In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei. Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen! Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP). Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt. Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar! In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.
Problem der Datenverdichtung und der Datenanalyse
Nach erfolgreichem Import von Daten aus dem Vorsystem werden diese meist im nächsten Schritt aus anderen Excel-Dateien um dort vorhandene Informationen ergänzt. Dies geschieht meist mit der Funktion SVERWEIS, führt aber bei großen Datenmengen (>3000) zu einer starken Belastung des Arbeitsspeichers. Manche Anwender schalten das automatische Neuberechnen in Excel aus, weil jede kleinste Änderung die Performance beeinträchtigt.
Mögliche Alternativen:
- Setzen Sie die Funktionen INDEX und VERGLEICH ein.
- Nutzen Sie MS Query (Anmerkung April 2015 oder Power Query), um Daten mehrerer Excel-Dateien zusammenzuführen, ohne dass Verknüpfungen in den Zellen entstehen. Durch diese Technik entstehen deutlich kleinere Dateien! Denn die Zeichen in den Bezügen sorgen für großen Speicherbedarf von Excel-Dateien.
Um Daten zu verdichten, zu sortieren und/oder zu filtern werden gerne die entsprechenden Excel-Funktionalitäten eingesetzt. Wer schon einmal mit der Pivot-Tabelle gearbeitet hat, wird gerne auf die Sortierung, den Autofilter u.ä. verzichten. Ist ein Controlling ohne Pivot-Tabelle denkbar? Zumal in der Pivot-Tabelle sehr ähnliche Instrumente als Oberfläche von MIS-Systemen verwendet werden.
- Sie können dadurch auf den Import von Daten verzichten!
- Die Daten bleiben physisch im Datenbanksystem und werden von der Pivot-Tabelle „lediglich“ verdichtet.
- Solange Ihr PC mit genügend RAM ausgerüstet ist, gibt es keine Beschränkungen, was die Zahl der Datensätze betrifft!
- Mit dem Öffnen der jeweiligen Excel-Datei wird die Pivot-Tabelle automatisch aktualisiert!
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