Seit letztem Jahr dürfen wir den HR-Bereich eines DAX-Unternehmens unterstützen. Dieses setzt SAP Success Factors ein, um die Weiterbildung im Konzern zu organisieren.
SAP SuccessFactors ist ein umfangreiches und mächtiges Cloud-basiertes Tool, um den HR-Bereich eines Unternehmens mit zahlreichen Modulen zu steuern. Wenn es allerdings darum geht, ein paar Berichte zu erstellen, scheint es etwas problematisch zu werden. Wir stützen uns dabei auf die Erfahrungen und Aussagen der Mitarbeiter unseres Auftraggebers zum Modul „Learning“. Das Modul scheint sehr wenig individualisierbar zu sein. Daher nutzen die Mitarbeiter die Exportfunktionen und arbeiten mit den Flat File-ähnlichen Excel- oder CSV-Dateien weiter. Aufgrund der Struktur der exportierten Dateien, gestaltet sich die Bearbeitung in Excel etwas problematisch.
Aufgabenstellung
Ein Dienstleister, der die externen Weiterbildung organisiert, liefert auf der Basis von Success Factors monatlich eine Liste mit den gebuchten und organisierten Seminaren (mittlere vierstellige Anzahl). Diese Liste muss monatlich überprüft werden. Dabei können Seminarpreise, Namen, allgemein Daten fehlerhaft oder unvollständig erfasst worden sein. Diese Liste wurde bisher mit einem monatlichen Aufwand von ca. vier Personenwochen überprüft und korrigiert.
Diese Aufgabenstellung wurde im Rahmen eines Workshops zusammen mit den Mitarbeitern des Auftraggebers mit Power Query-Modellen bearbeitet und gelöst. Power Query ist nicht nur leistungsstark im Einsammeln von Daten aus verschiedenen Datenquellen (Konnektoren), sondern auch im Nachbearbeiten der bereits verbundenen Daten.
Gerade in Aufgabestellung 2 (Fehlerüberprüfung) dauerte die Erstellung eines Power Query-Modells nur(!) etwa 1,5 Stunden. Nun muss die Excel-Datei mit dem Modell lediglich geöffnet werden und liefert sofort eine Liste der fehlerhaften Datensätze. Diese kann direkt an den Dienstleister zur Korrektur übermittelt werden.
Power Query ist für mich ein Quantensprung ähnlich der Einführung der Pivot-Tabelle mit Excel 5.0 im Jahr 1995. Beides sind unverzichtbare Features, die im Umfeld Business Intelligence unglaubliche Dinge in der Daten-Analyse ermöglichen.
