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Rainer Pollmann

Rainer Pollmann

Pyramiden gibt es nicht nur in Ägypten…..,

….sondern auch im Reporting. Wenn man die Prinzipien von Barbara Minto anwendet. Kürzlich gab es dazu eine Frage in LinkedIn und das nehme ich zum Anlass, hier dieses wirkungsvolle Konzept vorzustellen.

Das Pyramidale Prinzip ist ein Kommunikationskonzept, das von der ehemaligen McKinsey-Mitarbeiterin Barbara Minto (Das Prinzip der Pyramide – Ideen klar, verständlich und erfolgreich kommunizieren, Pearson Studium, 2008) entwickelt wurde. Es kann für die persönliche Kommunikation, Vorträge, Präsentationen, Briefe, Reports oder jegliche andere denkbare Form von Kommunikation genutzt werden. Das Pyramidale Prinzip steht dem Trichtermodell entgegen.

Wer schon an unsem Seminar Professionelle Reports gestalten teilgenommen hat, kennt und schätzt dieses Prinzip, das sich wunderbar auf Aufbau und Gestaltung von Reports und Dashboards anwenden lässt.

Pyramide versus Trichter

Kommunikation, nach dem Pyramidalen Prinzip beginnt immer mit der Kernaussage. Diese wird dann mit Details untermauert.

Der Trichter dagegen stellt die Kernaussage an das Ende des Textes, denn dabei geht es um das Überzeugen – gegenüber dem Ziel des pyramidalen Prinzips zu Informieren .

Die Pyramidale Struktur stellt das Ergebnis in den Vordergrund und war z.B. in PowerPoint im Autoinhalt-Assistenten in den Vorlagen integriert.

Barbara Minto  schlägt konkret vor, Ideen von „oben nach unten“ entwickelt. Für die Strukturierung einer Präsentation nach dem Pyramidensystem schlägt Minto ein Denken in „Kästchen“ vor.

Ich habe ihr System leicht abgewandelt und verwenden Bubbles, weil die weichen Formen unserer Erfahrung nach Assoziationen fördern. Dazu nehme ich in der Regel für die Planung ein Blatt weißes Papier.

  • Zeichnen Sie einen Bubble. Hier tragen Sie Ihr Thema ein.
  • Stellen Sie sich Ihre Empfänger vor. Welche Fragen wollen Sie beantworten? Schreiben Sie die Frage neben den Bubble.
  • Schreiben Sie die Antwort dazu, sofern Sie sie bereits wissen.
  • Beschreiben Sie die Situation und liefern Sie dem Leser Ihres Berichtes eine Lösung.
  • Ermitteln Sie die Schlüsselaussage. Welche neue Frage wird durch die Antwort aufgeworfen?

Frage-Antwort-Struktur: So bauen Sie Ihren Bericht auf! (Pollmann 2020, S126)

Mit dieser Technik strukturieren Sie sich Ihre Präsentation, den Sie dann mit Formulierungen füllen.

Beim Schreiben „arbeiten“ Sie sich langsam von „oben“ nach „unten“ durch, indem Sie fiktive Fragen Ihrer Empfänger stellen und die Antworten dazu liefern. Die Antworten nehmen Sie in Ihren Bericht auf. Damit liefern Sie nur die Informationen, die den Empfänger tatsächlich interessieren, und das in einer logischen Abfolge.

(Data)Storytelling im Reporting

Das Pyramidenprinzip lässt sich daher gut mit dem Reporting und dem Storytelling verbinden. Controller generieren aus Daten Informationen und bereiten die Informationen in Reports auf. Gute Storyteller erklären komplexe Themen einfach und verständlich, so dass auch Laien begreifen, welche Bedeutung die Informationen haben. Der Storyteller führt die Zielgruppe so zu einem intuitiven Verständnis der Daten-Analysen. Am Ende will niemand Daten, sondern Hypothesen und Erkenntnisse zur Steuerung (der Kunde will ein Loch, keinen Bohrer). Je nach Position in der Hierarchie und Verantwortungsbereich besteht die Story aus mehr oder weniger Sätzen und eben doch mehr aus Daten, um eine Analyse zu ermöglichen.

So sollten dann auch die Reports aufgebaut sein, damit die Empfänger die für sie relevanten Steuerungsinformationen erhalten und nicht nur eine reine Zahlenwüste. Wie man da empfängergerecht Kennzahlen visualisieren kann oder den richtigen Diagramm findet, haben wir schon mehrfach hier beschrieben (Chart des Monats).
Wer dazu noch die eine oder andere Inspiration sucht, wird in meinem Buch fündig. 😉

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