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Rainer Pollmann

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Excel ist keine Datenbank

Vor einiger Zeit habe ich dieses Bild in einem LinkedIn-Feed gefunden! Ist das nicht herrlich? Offensichtlich hat Bart Simpson wieder einmal Excel als Datenbank genutzt, wurde erwischt und muss nun aus pädagogischen Gründen (oder warum auch immer) 100 mal einen Satz an die Tafel schreiben. Man sieht ihm förmlich an, dass er sauer ist und es wieder tun wird. Aber warum will er Excel als Datenbank nutzen? Hier ein paar Anmerkungen dazu:

Es bietet sich eigentlich geradezu an Excel als Datenbank zu nutzen. 1,5 Mio. Zeilen, unendliche Tabellen, Verbindungen per Power Query hergestellt, erzeugen doch ein prima Datenmodell. Wenn man Power Query weglässt, schreibt man eben alles in eine Tabelle hinein und fügt noch ein paar Berechnungen hinzu. Mit den Datenschnitten filtert man diese „Datenbank“ deutlich komfortabler, als mit den Filtern. Folglich ist also eigentlich alles gut, oder?

Während Excel die gesamte Datei in den Hauptspeicher lädt, erzeugt eine Datenbankanwendung nur immer eine Abfrage oder speichert einen Datensatz in die jeweiligen Tabellen. ein Datenbanksystem lädt immer nur unmittelbar benötigte Daten aus der Datenbank in den Arbeitsspeicher. Das hat erhebliche Performancevorteile gegenüber einer „Excel Datenbank“, da Excel eine begrenzte Speicherkapazität und Ihr Notebook einen begrenzten Arbeitsspeicher hat und mit zunehmenden Datenmengen Excel langsamer wird.

Aber es gibt doch Datenbank-Funktionen!

Seit mindestens 15 Jahren gibt es einfache Datenbank-Funktionen in Excel, wodurch Excel für kleine Datenbank-Anwendungen brauchbar wurde. Persönlich habe ich deren Zweck & Nutzen nie verstanden, weil man das gleiche Ergebnis auch mit anderen Funktionen jederzeit errechnen konnte.

6 Gründe für eine Datenbankanwendung

  1. Datenbank könne Daten aus anderen Applikationen Importieren & Exportieren. Dafür gibt es Standards innerhalb einer Datenbank (z. B. SQL) als auch für den Austausch zwischen Datenbanken (z. B. ODBC).
  2. Mehrbenutzerfähigkeit
    An einer Excel-Datei kann immer nur ein Anwender arbeiten (Ausnahme Excel 365). Im Gegensatz dazu ist eine Datenbankanwendung mehrbenutzerfähig, so dass viele Nutzer gleichzeitig Daten eingeben können (z. B. Locking).
  3. Excel bietet keine Rechteverwaltung an, so dass eine Nutzung durch mehrere Anwender problematisch sein kann. Alleine die Unsicherheit bei gleichzeitiger Bearbeitung einer Excel-Datei, weil nur der letzte Nutzer der Datei Daten sichern kann, kann schnell zu verheerenden Folgen führen. Das Risiko lässt sich zwar über eine Sharepoint-Verwaltung reduzieren, ist aber auch mit erhöhten Lizenzkosten (es sei denn, Office 365 ist im Einsatz) verbunden und eine Manipulationsmöglichkeit von Daten ist immer noch gegeben. 
  4. Datenmenge
    Excel macht durch die vielen Zeilen und Spalten den Eindruck, als ob es Datenbanktauglich wäre. Doch je mehr Formeln&Funktionen benutzt werden, desto langsamer wird Excel. Eine Datenbankanwendung hat den Vorteil, dass sie auf einem Server läuft: Der Server hat mehr Kapazitäten als ein Notebook/PC. Datenbankanwendung nutzt z. B. Indizes, was zu einer Beschleunigung der Datenverarbeitung führt.
  5. Datensicherung und –wiederherstellung
    Mit Excel kann man nur die ganze Datei sichern und nur im Ganzen wiederherstellen. Manchmal passiert es aber, dass nur einzelne Teile der Daten wiederhergestellt werden müssen (z. B. versehentlich Löschung einer Spalte). Eine Datenbank kann dann genau die benötigten Teile wiederherstellen. In Excel müsste man mit Copy&Paste Originaldatei und die Sicherungsdatei (?!) manuell zusammenbringen.
  6. Erweiterbarkeit
    Irgendwann stößt eine Excel-Datei an ihre Grenzen. Bei Datenbanken reicht es schon aus, der Datenbank einfach etwas mehr Platz auf der Festplatte zu geben.

Nicht jedes Problem ist ein Nagel

Viel zu oft wird mal eben Excel benutzt, weil es gerade verfügbar ist und man es ja kann. Dabei ist es in manchen Fällen das falsche Werkzeug. Wie Sie wissen, halten wir viele der Excel gegenüber erhobenen Vorwürfe für unberechtigt. Aber schreiben Sie es sich hinter die Ohren! 😉 : Excel ist keine Datenbank!!

Probieren Sie dafür vielleicht mal Access aus! 😉

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