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Rainer Pollmann

Rainer Pollmann

Power Query(#021): SAP Success Factors-Berichte optimieren(2)

Seit 2018 dürfen wir den HR-Bereich eines DAX-Unternehmens unterstützen. Dort wird SAP Success Factors eingesetzt, um die Weiterbildung und Personalentwicklung im Konzern zu organisieren.


SAP SuccessFactors ist ein umfangreiches und mächtiges Cloud-basiertes Tool, um den HR-Bereich eines Unternehmens mit zahlreichen Modulen zu steuern. Wenn es allerdings darum geht, ein paar Berichte zu erstellen, scheint es etwas problematisch zu werden. Wir stützen uns dabei auf die Erfahrungen und Aussagen der Mitarbeiter unseres Auftraggebers zum Modul „Learning“. Das Modul scheint sehr wenig individualisierbar zu sein. Daher nutzen die Mitarbeiter die Exportfunktionen und arbeiten mit den Flat File-ähnlichen Excel- oder CSV-Dateien weiter. Aufgrund der Struktur der exportierten Dateien, gestaltet sich die Bearbeitung in Excel etwas problematisch.

Aufgabenstellung

Ein Dashboard sollte Informationen bereitstellen zur Auslastung und Kostendeckung der konzerneigenen Seminare, Webbasierten Trainings, Lehrgänge sowie Seminare externer Dienstleister. Außerdem Steuerungsinformationen zur Auslastung, Evaluation, Infrastruktur uvm. . Aufgrund der Struktur der Daten waren solche Aussagen bisher überhaupt nicht möglich. Dazu mussten die Flat Files in Stammdaten und Bewegungsdaten separiert werden. Mit „konventionellen“ Excel-Techniken ohne Einsatz von VBA unmöglich oder sehr aufwändig.
Um nur eine typische Herausforderung dabei zu schildern:
Für jeden Teilnehmer gibt es mindestens zwei identische Zeilen pro Seminar- oder Lehrgangstag. Eine mit dem Beginn-Datum in zwei Spalten und eines mit dem Ende-Datum in der gleichen Spalte. Daraus musste ein Datensatz (=eine Zeile) generiert werden.

Diese Aufgabenstellung wurde im Rahmen von verschiedener Workshops zusammen mit den Mitarbeitern des Auftraggebers  mit Power Query-Modellen bearbeitet und gelöst. Power Query ist nicht nur leistungsstark im Einsammeln von Daten aus verschiedenen Datenquellen (Konnektoren),  sondern auch im Nachbearbeiten der bereits verbundenen Daten.

Einmal erstellt, entsteht ein automatisierter Prozess, der immer wieder das gleiche Ergebnis auf der Basis der Datenquelle(n) liefert.

Die Mitarbeiter entwickeln das Dashboard nach einem Initial-Workshop selbst weiter, wir unterstützen on demand, wenn es um Fragen oder Weiterentwicklung geht.

Power Query ist für mich ein Quantensprung ähnlich der Einführung der Pivot-Tabelle mit Excel 5.0 im Jahr 1995. Beides sind unverzichtbare Features, die im Umfeld Business Intelligence  unglaubliche Dinge in der Daten-Analyse ermöglichen.


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