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Rainer Pollmann

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Dashboards mit Excel erstellen?

Wie geht man beim Aufbau eines Dashboards vor? Was ist dabei zu beachten? Wie sollten die Daten verdichtet werden? Mit welchen Excel-Techniken sollte man arbeiten? Wir denken dabei vom Ziel her. Hier folgen Hinweise, die Ihnen nach unserer Meinung beim Aufbau eines Dashboards helfen können. Denn zu 80% besteht ein Dashboards aus einem Datenmodell, nur zu 20% aus „schönen Diagrammen&Tabellen“!

Ich beobachte bei Projekten meist eine Vorgehensweise, bei der erst einmal alle verfügbaren Daten in irgendeiner Form „eingesammelt“ werden, meist nach der Devise: „Was ich schon habe, kann mir niemand mehr wegnehmen“. Dann folgt eine Überlegung, welche Kennzahl können daraus gebildet , welche Diagramme erzeugt werden. Das geht einher mit den Überlegungen, welche Informationen die Empfänger wohl haben möchten (oder müssten?), ohne dass dazu ein Dialog geführt wird. Daraus ergeben sich nach meiner Beobachtung sehr unhandliche Modelle, obwohl eine andere Vorgehensweise mlgw. zielführender sein könnte.

Empfängerorientierung als Voraussetzung

Im ersten Schritt würde ich den Informationsbedarf der Empfänger klären, verbunden mit der Frage nach Vorstellungen zur Usability. Dazu kann man bereits einige dynamische Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume vorstellen und das Feedback aufnehmen Durch die Reaktion auf solche Beispiele (ohne echte Daten) kann man oft auch erkennen, was Empfänger wirklich wollen und benötigen. Denn oft ist ihnen das selbst nicht bewusst, wird aber mit solchen Beispielen klarer Beispiele.

Umsetzung – zielorientiert und top down

Mit diesen recht konkreten Vorstellungen kann man sich an die eigentliche Umsetzung machen, denn nun hat man eine Zielvorgabe und kann von dieser aus rückwärts gehen:

  1. Vom Ziel ausgehend (interaktive Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume), beschreiben Sie die dafür notwendigen Daten. Denn vielleicht werden noch besondere Elemente zu Visualisierung gewünscht. Auch dafür werden Zahlen benötigt, denn Diagramme sind visualisierte Zahlen. Diese Zahlen, die nicht aus den Datenquellen stammen, müssen automatisch generiert werden und in einer bestimmten Struktur bereitgestellt. Dabei helfen zahlreiche Excel-Funktionen.
  2. Die Beschreibung der im ersten Schritt gewünschten Visualisierungen verdeutlicht die Zahlen, die dafür in Form von Tabellen oder Einzelwerten vorliegen müssen. Vor allem werden auf dieser Ebene die Daten für verschiedene Selektionskriterien (Kategorie, Zeit, Geografie) bereitgestellt und aufbereitet.
  3. Die Beschreibung der im Schritt davor erwünschten Datenselektion schafft Klarheit darüber, welche Daten aus den Datenquellen benötigt werden. Spätestens hier sollte man sich darüber im Klaren sein, in welchem Umfang historische Daten aus den Datenquellen übernommen werden müssen.
  4. Welche Daten werden aus welchen Quellen benötigt? Wie stark müssen die Daten transformiert und verdichtet werden? Wie wichtig ist eine permanente oder monatliche Aktualisierung?
Die Abbildung zeigt alle Schritte auf und zeigt die dafür benötigten oder zur Verfügung stehenden Excel-Techniken..

In der Beispieldatei werden die wünschenswerten Excel-Techniken zur Erstellung eines Dashboards aufgelistet. Planung, Tests mit den Datenquellen und Erstellung des Dashboards benötigen nach meiner Erfahrung nach dieser Vorgehensweise ca. 3-5 Personentage.

Weitere Anregungen finden Sie hier…..

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