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Rainer Pollmann

Rainer Pollmann

„Excel-Problem (3)“: Einfache Zusammenarbeit und Versionskontrolle

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Behauptung Nr. 3

Diese Behauptung ist seit Excel 2013 und der Einführung von Power Query nicht haltbar. Power Query ist auch hier der Game Changer. Ansonsten ist auch eine Frage der Vereinbarungen und der Organisation, also ob man mit einem Anwendungskonzept in der Organisation arbeitet. Excel-Files lassen sich in vereinbarte Ordner einstellen. Mit Power Query werden die Dateien eines Ordners oder mehrere Ordner ausgelesen , zu einem Gesamtmodell zusammengeführt und manuell oder automatisch aktualisiert (mit einer kleinen Voreinstellung automatisieren.

Beim Auslesen der Ordner hat man verschiedene Optionen, ob z.B.

  • alle Dateien eines Ordners dem Modell hinzugefügt werden sollen oder nur
  • die aktuellste Dabei des Ordners oder nur
  • bereits bearbeitete Vorgänge (Veränderungen) .

Dieses mit Power Query erstellte Datenmodell kann Upload-Tabellen für das führende IT-System, Kommentarlisten und Fehlerlisten (wer hat eine Datei fehlerhaft oder noch gar nicht bearbeitet) erstellen (hier ein Beispiel).

Mit der Einführung von Microsoft Office 365 und den damit verbundenen Kollaborationsmöglichkeiten (z.B. Teams, OneDrive, SharePoint) hat man noch einmal andere Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Nun können Dateien zur gleichen Zeit von verschiedenen Anwendern bearbeitet werden und Dateien müssen nicht mehr versendet werden, sondern werden innerhalb von z.B. Teams in einen Kanal (entspricht einem Ordner) online zur Verfügung gestellt.

Insofern ist Behauptung Nr. 3 in meinen Augen nicht haltbar!

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