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Rainer Pollmann

Rainer Pollmann

Controlling-Berichte professionell gestalten (4)

Zu diesen und weiteren Fragen überarbeiten wir auf Wunsch des Haufe-Verlages nach mehr als 10 Jahren unser Buch „Controlling-Berichte professionell gestalten„. Es ist geschafft! Das Manuskript nun abgeschlossen und beim Lektor. Bis Ende Juli sind alle Grafiken fertig und ab August 2020  beginnt die Korrekturschleife. Im Dezember 2020 sollte dann das Buch zur Verfügung stehen. Gegenüber dem ursprünglichen Konzept haben sich ein paar Änderungen ergeben. Daher hier noch einmal die Inhalte vorgestellt.  

Kapitel 1 setzt sich mit der Position und dem Image des Controllers auseinander. Hier zeigen wir Ihnen, wie die Rolle des Controllers, seine Position im Unternehmen, sein Image und seine Reputation die Akzeptanz für seine Berichte beeinflussen. Eine Information ist dann wertlos, wenn der Empfänger von ihrer Richtigkeit nicht überzeugt ist, wenn er also dem Informanten keinen Glauben schenkt. Womit wir beim Thema (Selbst‑)Marketing und dem Aufbau einer Reputation wären.

Kapitel 2 befasst sich mit der Frage, wie die Vermittlung von In­for­mationen funktioniert und was sie hemmt bzw. blo­ckiert. Hier erfahren Sie einiges über die Funktion des menschlichen Gehirns und darüber, was Sie als Controller bei der Informationsvermittlung beachten sollten.

Kapitel 3 setzt sich mit der Darstellung von Informationen durch Kennzahlen auseinander. Kennzahlen gibt es wie „Sand am Meer“. Quantität ist aber nicht gleich Qualität. Nur Kennzahlen, die Entscheider zu Handlungen anregen, sind gute Kennzahlen. Damit Kennzahlen wirklich informieren, ist es sinnvoll, sie zu visualisieren. Wie Sie da­für sorgen können, dass Ihre Kennzahlen nicht einfach nur verdich­tete Zahlen sind, sondern tatsächlich auch In­for­ma­tio­nen vermit­teln, ist der Gegenstand dieses Kapitels.

Dateneckblatt
Beispiel aus dem Buch für ein Dateneckblatt

Kapitel 4 beschäftigt sich mit dem Aufbau von Tabellen. Tabellen liefern Informationen unter Verwendung von Zahlen. Zahlen sind (Sie erinnern sich?) zunächst einmal abstrakte Zeichen, die interpretiert werden müssen. Wie Sie die Informationsaufnahme beim Empfänger durch ein geschicktes Layout beschleunigen können, er­fahren Sie in diesem Kapitel.

Kapitel 5 liefert Ihnen wichtige Hinweise und Regeln zum Umgang mit Diagrammen. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Das mag stim­men, aber: Ein falsch gewählter Diagrammtyp führt unter Umständen zu Fehlinterpre­tationen. Nicht vorhandene Standards und wechselnde Farben verwirren den Betrachter und erschweren die In­formationsaufnahme.

Kapitel 6 hilft Ihnen, Ihre geschriebenen Berichte/Reports sinnvoll aufzubauen, die richtigen Formulierungen zu wählen, eine Struktur in den Text zu bringen und einen gefälligen Mix aus grafischen Elementen und Textbausteinen zu finden. Hier gilt: In der Kürze liegt die Würze. Und: Klarheit schafft Wahrheit.

Kapitel 7 liefert Ihnen eine Reihe von Textbausteinen für eine mögliche Kommentierung, die sie getrost in Ihre Berichte übernehmen können. 

Kapitel 8 beschreibt den Aufbau von Dashboards und was Sie beachten sollten, wenn Sie selbst eines (z.B. mit Excel) erstellen möchten. Dabei geht es nicht um Techniken, sondern um Prinzipien des Designs, der Visualisierung.

Kapitel 9 befasst sich mit den wichtigsten IT-Tools, die dem Controller bei seiner Arbeit zur Verfügung stehen. In den letzten 10 Jahren sind Dashboards immer wichtiger geworden. Die Prinzipien der Informations-Vermittlung können auch hier angewendet werden. Das ist einfacher umzusetzen, wenn Sie selbst ein Dashboard erstellen (z.B MS Excel). Setzen Sie ein Dashboard-Tool ein, müssen die Visuals u.U. an Ihre Vorstellungen angepasst werden.

WCM
Aus dem Buch: Kennzahlen des Working Capitals in einem Dashboard visualisiert

Ich bin dann mal auf die Reaktionen gespannt. Beim Aufbau oder Relaunch eines Reportings spielt meist die Diskussion um das Tool eine große Rolle. So wird sehr lange über Technik diskutiert. Ich empfehle dabei vom Ziel her zu denken. Denn das Ziel ist es steuerungsrelevante Informationen zu vermitteln. Dazu bedarf es Diagramme oder Tabellen. Diese sollten Empfänger gerecht aufgebaut und gestaltet sein. Ein prägnantes Wording ist dabei von Bedeutung, denn über Sprache werden ebenfalls Informationen vermittelt. Wenn alle diese Fragen (und noch viele mehr) geklärt sind, dann hat man eine Vorstellung davon entwickelt, was ein Tool an der Oberfläche leisten muss.
Denn daraus resultiert das notwendige Datendesign und vieles mehr. So destilliert sich dann allmählich das geeignete Tool heraus. So viel zum Buch!

Bis Dezember könnten Sie sich mit dem BLOG-Beitrag 10 Regeln, damit Ihr Reporting zum Erfolg wird! die Zeit verkürzen. 😉

bücher
Der Handapparat kann nach mehr als einem Jahr wieder abgebaut werden.

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