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Rainer Pollmann

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Reporting (4): Grundsätzliche Fragen

Sie nutzen Diagramme für Ihr Reporting. Wie gehen Sie dabei vor? Vielleicht stellen Sie sich zunächst selbst einige Fragen, bevor Sie mit der Produktion von Diagrammen beginnen:

  1. Welches Ziel verfolgen Sie mit einem Diagramm?
  • Soll das Diagramm eine Botschaft oder eine Information vermit­teln oder soll es dem Empfänger einen Überblick verschaffen?
  • Möchten Sie mit einem Diagramm möglichst sachlich informie­ren, überzeugen, vertuschen, dramatisieren oder manipulieren?
  • Soll das Diagramm eine Handlungsempfehlung darstellen?
  1. Was wissen Sie über den Empfänger des Diagramms?
  • Hat der Empfänger täglich mit Diagrammen zu tun (wie beispielswei­se Finanzfachleute, Wissenschaftler, Techniker) oder eher seltener?
  • Können Sie vielleicht mit einem logarith­mi­schen Achsenmaßstab arbeiten, da der Empfänger mathematisch „vorbelastet“ ist?
  • Gehört der Empfänger zum Top-Management Ihrer Organsiation, sollten Sie die Informationsdichte im Diagramm erhöhen, denn hier wird eine schnel­le, umfassende Information (one view) gewünscht
  1. Welche Botschaft, welche Idee soll mit dem Diagramm ver­mittelt werden?
  • Diese Frage ist die wichtigste von allen. Welchen Gedanken wol­len Sie mit dem Diagramm ausdrücken, wel­che Botschaft, welche Information vermitteln, welche Handlungsweise empfehlen?

Indem Sie einen bestimmten Diagrammtyp für Ihr Zahlenmaterial auswählen und das Diagramm formatieren, beeinflussen Sie bereits den Empfänger. Sie bieten ihm eine mögliche Interpretation der Daten an, nämlich Ihre.

Es sollte Ihnen bewusst sein, dass die Vermitt­lung der Information/Botschaft im Diagramm auf mehreren Ebenen geschieht. Generell können drei Informationsebenen unterschieden werden, die sich durch den Aufbau und die Gestaltung (Diagrammtyp und For­matierung) des Diagramms betonen lassen:

  1. Die erste Ebene vermittelt die Hauptinformation (Vergleich, Entwicklung, Anteil, Struktur, Herleitung usw.) und wird durch den ausgewählten Diagrammtyp repräsentiert.
  2. In der zweiten Ebene wird die In­for­ma­tion durch die Bezeich­nungen der Achsen, den Diagrammtitel, die Legende und die Datenreihen im Detail vermittelt. Erst hierdurch werden die Da­ten verständlich bzw. interpretierbar.
  3. In der dritten Ebene kommen Erläuterungen (zusätzliche, aber nicht „lebenswichtige“ Informationen) hinzu, die den ei­nen oder anderen Sachverhalt erläutern. Diese Ebene wird z. B. durch Textfelder, Pfeile, Fußnoten etc. repräsentiert.

Mehr zu diesem Thema und was Sie noch bei der Entwicklung geeigneter Diagramme beachten sollten, erfahren Sie im Seminar Professionelle Reports gestalten.

Außerdem diskutieren und optimieren wir mit der Reihe Chart des Monats Diagramme, die uns aufgefallen sind hier…..

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