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Rainer Pollmann

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Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 7) – Controlling Forum an der Hochschule Pforzheim

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„Der König ist tot, es lebe der König“, mit diesem Satz wurde in Frankreich der Tod des einen König bekannt gegeben und gleichzeitig sein Nachfolger ausgerufen. Damit sollte die Kontinuität der französischen Erbmonarchie ausgedrückt werden und die Tatsache, dass beim Tod des Königs die Krone sofort in den Besitz eines Nachfolgers übergeht.

1987 wurde erstmals MS Excel 2.0 auf einem PC als Nachfolger von Microsoft Multiplan ausgeliefert. Ende der 1980er Jahre löste Excel Lotus 1-2-3 als marktführendes Tabellen-kalkulationsprogramm ab. Damit begann die Dominanz von Excel in den Unternehmen und besonders im Controlling. Um das Jahr 1997/1998 sagten mir viele Controller, dass sie zukünftig ohne Excel auskommen würden, denn nun wurde in deutschen Unternehmen flächendeckend SAP R/3 eingeführt. 🙂

Nun Excel ist immer noch die führende Software in den Controlling-Abteilungen. Tot gesagt wird es nun von zahlreichen Toolanbietern, die ihre Produkte für Planung, Reporting, Datenanalyse, Business Intelligence, Risikoanalyse, Projektmanagement u.v.m in Controlling-Abteilungen verkaufen wollen.

Warum wird Excel totgesagt? Mit dieser Einleitung, startete am 28. März 2014 das 40. Controlling Forum  der Hochschule Pforzheim, das mit ca. 40 Besuchern ausgebucht war.

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Etwas müde, weil um 5:00 Uhr aufgestanden, aber trotzdem hellwach. Die Teilnehmer danken es mit großer Aufmerksamkeit (Foto Michael Karalus).
Was sind gute Excel-Kenntnisse?

80% der Anwesenden schätzten ihre Excel-Kenntnisse mit gut bis sehr gut ein. Wie aber gute bis sehr gute Excel-Kenntnisse zu definieren sind, konnte allerdings von den Anwesenden nicht gesagt werden.

Meinen Vorschlag gute bis sehr gute Excel-Kenntnisse an den Kriterien Effizienz & Effektivität zu definieren, erläuterte ich an vier Beispielen:

  1. Die beliebte Funktion SVERWEIS (nicht effektiv!) wird von etwa 90% der Teilnehmer eingesetzt. Die Funktion SVERWEIS weist aber Einschränkungen (Sucht Links und geht nach Rechts) auf. So werden die kompliziertesten Excel-Modelle erstellt, nur um mit der Funktion SVERWEIS zu arbeiten zu können. Dabei wäre eine Kombination der Matrix-Funktionen INDEX und VERGLEICH wesentlich flexibler; und fordert den Arbeitsspeicher (RAM) bei weitem nicht so stark, wie das bei SVERWEIS der Fall ist. Bei großen Modellen muss häufig die automatische Neuberechnung ausgeschaltet werden. Die Funktionen INDEX und VERGLEICH sind in Controller-Kreisen leider weniger bekannt, können als Team aber in die Richtungen links, rechts, oben, unten suchen.
  2. Mit VBA arbeiten ca. 25% der Teilnehmer. Hier wird nach meiner Beobachtung häufig zu früh mit Makros/VBA gearbeitet. In einem Unternehmen hat ein “Excel-Guru” sogar eine SVERWEIS-Funktion programmiert, die in jede Richtung sucht und arbeitet. Bewundernswert, aber unnötig und damit ineffektiv! In einem anderen Fall hatte ein Controller in mehrmonatiger Arbeit eine „PIVOT-Tabelle“ programmiert. Er kannte die integrierte nicht! Hinzu kommt die mangelhaft bis nicht vorhandene Dokumentation von VBA-Code, der die damit erstellten Tools zum Risiko werden lässt.
  3. Excel-Dateien sind meistens sehr groß. Kaum einer der Anwesenden setzte Excel-Modelle mit einer Dateigröße unter 2 MB ein. Eine Abhilfe kann hier folgende Modellierung einer Datei sein:

Es gibt ein Tabellenblatt (Basisdaten), auf dem Daten aus anderen Systemen importiert oder per Hand eingegeben werden. Hier gibt es keinerlei Berechnungen. Damit Excel nicht als zusätzliche Datenbank verwendet wird, umfasst der Datenbestand auf diesem Tabellenblatt nur die für die Aufgabe notwendigen Daten.

Auf einem anderen Tabellenblatt (Werte) werden die für das Modell relevanten Variablen zentral untergebracht. Auch hier erfolgt keine Berechnung. Dies können Werte sein wie Zielrenditen, der EURO-Referenzkurs, Zuschlagssätze für die Kalkulation, Kostenstelleninformationen, usw..

Auf den sogenannten Verarbeitungs-Blättern erfolgen die notwendigen Berechnungen, indem Basisdaten und Basisvariablen verbunden werden. Natürlich reicht in der Regel ein Berechnungsblatt nicht aus. Daher werden die zahlreichen Berechnungsblätter nach dem Prinzip der Einbahnstraße verbunden. D.h. die Verbindungen verlaufen immer von Blatt zu Blatt in eine Richtung, niemals zurück (Zirkelbezüge!). Auf dieser Ebene kann auch eine Pivot-Tabelle positioniert werden, um Daten in einer bestimmten Form zu verdichten oder zu analysieren.

Auf einem Frontend erfolgt die Zusammenstellung der wichtigsten Zahlen, quasi als Oberfläche eines Informationssystems. Die Benutzeroberfläche/das Frontend kann aus mehreren Tabellenblättern bestehen, die Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume enthalten Die Datenselektion erfolgt dynamisch per Schaltflächen, die Benutzerführung per Hyperlinks.

PRTModell2.0
Das PRT-Modell von 1997

Die Verbindungen in solch einem Modell erfolgen über benannte Zellen und Bereiche. Damit kann die Fachsprache des Controllings für “sprechende Formeln” verwendet werden, das Bilden von “typischen” Kennzahlen erfolgt intuitiver. Es empfiehlt sich bei Einsatz von Bereichsnamen eine Dokumentation der festgelegten Namen.

Der Datenimport per ODBC-Schnittstelle (MS QUERY) aus Datenbanken oder Excel Dateien (in diesem Fall eine Alternative für SVERWEIS ermöglicht passgenau und stets aktuell die Daten in das Modell zu übernehmen. Auf diesem Weg können auch alternativ zu SVERWEIS Stammdaten mit Bewegungsdaten dynamisch verbunden werden. Ergänzung ab 2015: Datenimport per Power Query.

Hinzu kam noch ein Überblick über das Add-In PowerPivot und seine Möglichkeiten sowie die Entwicklung eines dynamischen Plan-Ist-Diagramms. Dabei folgt auch das Diagramm dem vorgestellten Modellierungsansatz.

Garniert mit zahlreichen Hinweisen auf mögliche Risiken und den „revisionssicheren“ Aufbau von Modellen sowie deren Dokumentation, einem möglichen Leitfaden zur Standardisierung der Excel-Anwendung in Unternehmen, ging dann diese Veranstaltung um 16:00 Uhr zu Ende.

Viele Flipcharts! Foto Michael Karalus
Viele Flipcharts – viel mitzuschreiben! (Foto Michael Karalus)

Zum Leidwesen der Teilnehmer gab es keine Dokumentation, kein Handout, sondern „nur“ 8 gut gefüllte Flipcharts in sechs Stunden Vortrag. Mitschreiben war also angesagt. Warum soll auch nur der Referent arbeiten? 🙂

Mit diesen Informationen versehen, war für alle Anwesenden nachvollziehbar, dass so die Excel-Monarchie fortbestehen kann.

Im Anschluss führte Prof. Dr. Paul ein Interview mit mir zu den Inhalten der Veranstaltung. Lesen Sie hier…..

Ihr Rainer Pollmann


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Die bisherigen Beiträge zu diesem Thema:

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 1)

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 2)

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 3)

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 4)

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 5)

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 6)

Zum Controlling Forum:

Das Controlling Forum veranstaltet seit neun Jahren regelmäßig Seminare und Workshops zu aktuellen Themen des Controlling. Die Teilnehmer werden dabei in praxisorientierter Form von führenden Experten über den aktuellen Stand des Wissens informiert. In kleinen Gruppen besteht dabei die Gelegenheit, ihre spezifischen Probleme mit Referenten aus Wissenschaft und Praxis und anderen Teilnehmern zu erörtern. Fallstudien aus Unternehmen – auf Wunsch auch die der Teilnehmer – runden die Veranstaltungen ab.

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